طرق كتابة الايميل
من مجهول
تاريخ النشر: 06-12-2015 14 إجابات 0
0
0
عندي مشكلة رئيسية في كتابة الايميلات في الشغل، الخانات كثيرة ولا استطيع التمييز بينها، فمثلًا لا أفرق بين خانة To، أو خانة Cc أو خانة BCC ، وعندما قرأت في موقعكم بالصدفة عن قسم تطوير الذات أحببت أن اراسلكم لاستفيد من خبرات المختصين عندكم، جزاكم الله خيرا.
شارك في الاجابة على السؤال
يمكنك الآن ارسال إجابة علي سؤال
أضف إجابتك على السؤال هنا
كيف تود أن يظهر اسمك على الاجابة ؟
-
الدكتورة سناء مصطفى عبده نصيحة ثمينة" تذكر أن الرسالة تمثّل ما تريد قوله للشخص مباشرة، لذا انتقي كلماتك بعناية.الرسالة مثل الكلمة إذا ضغطت على أيقونة أرسل فلن تعودّ، ولا يمكن استرجاعها.لذا يجب اعادة قراءة الايميل بعد الانتهاء من كتابته، لتتأكد من جودة المعلومات ودقتها.في كثير من الأحيان وفي حالات الغضب يكتب الانسان بحدة، تماما كما يتحدث في ذات المواقف بحدة وعصبية، ولكن هنا الكلمات موثقة بالكتابة، لذا لا ترسل الايميل بل اعمل على حفظه، ثم عُد لقراءته مرة ثانية، وستجد ان ستعمل على تعديل الكثير من الكلمات التي كانت غاضبة وحادة، وهذا ضروري لتعديل السلوك وتطوير الذات في العمل ليبدو الشخص اكثر احترافية. الدكتورة سناء مصطفى عبده من الأمور الواجب مراعاتها عند اعداد الايميل، التأكد من اضافة المرفقات المطلوبة، والإشارة لها في متن الرسالة، مثل:" مرفق طر رسالتي تفاصيل ...."، وفي كثير من الأحيان يتم تجهيز الرسالة وارسالها دون مرفقات لذا يجب ان يتم وضع المرفقات اولًا ثم كتابة الرسالة.حاول التقليل من المرفقات، وإذا كان النص قليلًا انسخه في متن الرسالة.افحص المرفقات من الفيروسات قبل إرفاقها.
الدكتورة سناء مصطفى عبده عند الرد على رسالة الكترونية أو تمريرها للآخرين اهتم فقط بوجود الجزء الخاص الذي يستوجب الرد، وخاصة إن كان هناك معلومات خاصة. وانتبه عند تمرير الرسالة الى أن من ستصله الرسالة سيتمكن من معرفة المرسل الاصلي وقراءة الرسالة الأصلية، فإذا لم تكن ترغب بتمرير الاسم والعنوان عليك بحذف كل ما لا تريد الآخرمن الاطلاع عليه، وهذا ليس فقط للحفاظ على الخصوصية بل ويوفر الوقت في القراءة والمتابعة.اكتب رسالتك بطريقة مختصرة ومباشرة. الدكتورة سناء مصطفى عبده إذا كنت تكتب رسالتك الالكترونية باللغة الانجليزية انتبه إلى أن لا تستعمل أحرف كبيرة في اللغة الانجليزية أبدًا. لأنه هذا يبدو وكأنه صراخ.استعمال المختصرات غير محبذ، اكتب الكلمات كاملة وخاصة في المراسلات الإدارية أو الخاصة بالعمل وعند كتابتها لأول مرة، أو عند كتابتها لشخص من خارج ميدان العمل، فمن الضروري توضيح معنى الرموز والمختصرات الدكتورة سناء مصطفى عبده نصيحة اخرى، اكتب اسمك بوضوح. أو استعمل التوقيع الدائم المرفق في الرسائل.ويفضل وجود توقيع دائم ويمكن انشاؤه بسهولة من ايقونة التنسيقات settings انشاء توقيع Signature ويكتب الاسم والمنصب ورقم الهاتف او عنوان الموقع الالكتروني وما شابه. ويضاف هذا التوقيع بشكل تلقائي مع الرسالة. الدكتورة سناء مصطفى عبده وفي حال الانتهاء من كتابة الايميل يجب أن تتأكد من خلو الرسالة من الأخطاء الإملائية والكتابية.في كثير من الأحيان نرى الخطأ ونقرأه بشكل صحيح، لذا يفضل ان يتم ربط الايميل مع المدقق اللغوي التلقائي للتنبيه عن اخطاء الاملاء ان حدثت الدكتورة سناء مصطفى عبده ومن الأمور الواجب الانتباه لها بعد كتابة الايميل ان يعيد الكاتب قراءة الرسالة حيث تظهر له بعض الأخطاء، او في الغالب يجد ان نسي ان يكتب كلمة، وهذا طبيعي لان التنسيق بين العقل وما يلفظه قد لا يتطابق مع ما تتم كتابته.اعادة قراءة الرسالة يعطيك احساس بمدى دقتها واختصارها وتحقيق الهدف المرجو لانشاءها الدكتورة سناء مصطفى عبده ومن المهارات اثناء كتابة الرسالة الالكترونية أو الايميل:استخدام طريقة الفقرات، بحيث تترك سطر فراغ بين كل فقرة والأخرى، لتسهل على القارئ عملية القراءة.اشكر الشخص، واختم بعبارة مهذبة مثل: واقبلوا فائق الاحترام مع الشكر والتقدير ولكم جزيل الاحترام الدكتورة سناء مصطفى عبده ابدأ الرسالة بكتابة عبارات رسمية مثل حضرة السيد/ الأستاذ / المدير، أو اكتب الاسم، إذا كانت أنثى ولا تعرف هل هي سيدة أم لا ، استخدم لقب الفاضلة..ثم أضف التحية بطريقة رسمية مثل تحية طيبة وبعد، أو السلام عليكماكتب الرسالة بطريقة واضحة، مختصرة، نحو الهدف مباشرة. فلا وجود للاطالة والاسهاب والشرح، المراسلات هذه الايام تحتاج إلى سرعة في قراءتها والوصول مباشرة إلى المضمون. الدكتورة سناء مصطفى عبده من القضايا المهمة جدًا أن لا تعمل على تمرير الرسالة غلى شخص خارجي لأنه يمكن ان يرى جميع عناوين المرسل لهم من خانة غلى في الرسالة السابقة.والأخطر عدم الانتباه عندما نقوم بعملية رد للجميع Reply to all وخاصة اذا لم يكن الاخرين معنيين بمعرفة الجواب، فترى الايميل وقد امتلأ بالكثير من الرسائل للرد على الرسالة الاولى مما يسبب الازعاج، فتقوم بعملية الرد فقط إلى المرسل Reply إلا إذا استدعى الموقف غير ذلك. الدكتورة سناء مصطفى عبده عند استعمال حقل إلى To يجب أن تستأذن قبل أن ترسل عناوين الجميع في حقل ” إلى“! أو تستعمل عناوين العمل فقط حيث تكون معروفة للجميع، فقد يسيء البعض إلى البعض الآخر باستعمال عناوين ايميلاتهم ومراسلتهم وما شابه الدكتورة سناء مصطفى عبده أما حقل ” نسخة عمياء“Blind Carbon Copy (BCC) فتستعمل إذا لم تشأ أن تظهر عناوين البقية وللحفاظ على الخصوصية، أو لمنع الحرج في حالة الدعوات. فيتم وضع جميع العناوين المرسل لها في هذه الخانة فلا يتمكن اي منهم من رؤية عنوان الاخرين او معرفة إلى من تم ارسال الرسالة، ولهذا تسمى النسخة العمياء لأن لا أحد يرى سوى رسالته وعنوانه. الدكتورة سناء مصطفى عبده أما حقل ” نسخة إلى Carbon Copy (CC) فيتم وضع فيها عنوان المسؤول الأعلى أو للمتابعة والحفظ، وتعني أن هذا الشخص يمكنه الاطلاع على مضمون الرسالة ومتابعة ما يحدث من ردود من باب المسؤولية الادارية ويمكنه التدخل وقت ما يشاء، وعندما يتم وضع ايميل المسؤول في مراسلات العمل يعني يجب ان تتم المتابعة بطريقة احترافية لأنها مراقبة. ويتم كذلك اضافة الايميل للتوثيق أو للمتابعة أو لحفظ المراسلات لغايات العمل. ويمكن للجميع في خانة إلىTo وفي خانة نسخة Cc من رؤية جميع الاسماء وجميع العناوين والمراسلات، الدكتورة سناء مصطفى عبده سؤال جيد، والحقيقة أن اتكيت المراسلات الالكترونية من المواضيع الحديثة والهامة ونقع في الكثير من المشاكل بسبب اهمال هذا المجال، ولنبدأ بتعريف بعض الخانات مثل خانة " إلى To" وهذه الخانة تستعمل إذا كان جميع من سنرسل لهم الايميل معروفون لبعضهم بعضا، وفي مستوى اهتمام واحد للقضية المطروحة. حيث يمكن لكل من تصله الرسالة ان يعرف إلى من تم ارسالها، ويمكنه رؤية العنوان الالكتروني لكل شخص ويمكنه كذلك حفظه، ومراسلته على حدة! ولعل هذه النقطة واحدة من أخطر المعلومات التي يجب معرفتها والتفكير بها حين نرسل ايميل ونضع الجميع في خانة To! وخاصة اذا لم يكن يعرف كل منهم الاخر شارك في الاجابة على السؤال
يمكنك الآن ارسال إجابة علي سؤال
أضف إجابتك على السؤال هناكيف تود أن يظهر اسمك على الاجابة ؟
احدث الوصفات
فيديوهات ذات صلة
مقالات ذات صلة
اختبارات ذات صلة
أسئلة ذات صلة
مقالات ذات صلة
احدث مقالات تطوير الذات
احدث الوصفات
احدث اسئلة تطوير الذات
اسئلة من بلدك
احجز استشارة اونلاين
