إتقان مهارات التواصل في مكان العمل وأهميتها

لماذا تعتبر مهارات التواصل مهمّة في مكان العمل؟
إن التواصل الجيّد هو مهارة مهمّة في أي بيئة تتضمّن التفاعلات البشرية، إلا أنها في مجال الأعمال وعلى النطاق المهني أمر في غاية الأهمية، فهي المكمل الضروري لنجاح الأعمال. في مكان العمل، لا تقتصر مهارات التواصل على الحدّ من الصراعات وحسب، بل تعتبر عاملاً مهماً في العلاقات مع العملاء والربحية وفعالية الفريق والمشاركة والتعاون مع الموظفين. تابعوا معنا الأسباب التي تجعل من مهارات التواصل المهنية أمراً مهماً.

• التخفيف من الصراعات
  إن الأسباب التي تؤدي إلى حدوث الصراعات في مكان العمل تعود إلى سوء التفاهم بين الأشخاص، حيث يختلف أسلوب التواصل بين فرد وآخر مما يؤدي في بعض الأحيان إلى سوء التفاهم. أحد الأسباب الأخرى هي عدم تفهّم الشخص لأساليب غيره في التحدّث والتواصل مما قد يخلق مشاكل صعبة الحل. يأتي هنا دور مهارات التواصل التي يمكن أن تخفّف من حدّية الصراعات وحجمها بطريقة فعّالة.
• زيادة تواصل الموظفين
  إن التواصل لا يتعلّق فقط بالتحدث، بل يرتبط بالتواصل مع الناس، حيث يُعتبر مكان العمل الذي يستطيع فيه الموظفين الانخراط بسهولة مع غيرهم في أمور العمل مكاناً مثالياً وذو بيئة فعالة، حيث يمكّنهم الأمر من التوافق مع أهداف الشركة وسياساتها بشكل أفضل.
• تحسين علاقة الزبائن بكادر العمل
  يرتبط عمل العديد من الموظفين في المجالات المختلفة في التواصل المباشر مع العملاء والزبائن، وهنا يأتي دور مهارات التواصل التي يجب أن يمتلكها الموظف ليعرف كيفية التعامل الصحيح مع العميل، وذلك من أجل الحد من الصراعات بينهم وبين العملاء زيادة القدرة على فهم احتياجاتهم ومساعدتهم.
• زيادة إنتاجية طاقم العمل
  عندما يقوم موظفّيك بفهم مهاراتهم ومواهبهم بشكل جيد، وعندما يصبحون قادرين على العمل الجماعي وفقاً لهذه المواهب، سترى أنك تمتلك فريقاً فعالاً ومنتجاً يعتمد على الإبداع والأفكار الخلّاقة مما سيؤدي بالضرورة إلى إنتاجية أفضل للشركة ككل وجعلها شركة ناجحة. إن أردت الوصول إلى هذه النتيجة فأنت لست بحاجة إلى العديد من الأمور، عليك فقط الالتزام بمهارات التواصل المناسبة والفعّالة كي تتمكن من تحقيق ذلك.

ما هي الأمور التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار لتحسين مهارات تواصلك في العمل؟
هل تريد أن تبرز في المنافسة الصعبة بين موظفي الشركة التي تعمل لها؟ هل ترغب في تحسين أسلوبك الإداري مع موظفيك؟ إليك أفضل مهارات التواصل التي يرغب مسؤولو التوظيف والمدراء في رؤيتها ضمن سيرتك الذاتية وفي عملك مع الشركة. كل ما عليك فعله هو الالتزام بهذه النصائح وإبرازها في مقابلاتك الوظيفية وأثناء عملك وسوف تحقّق الانطباع الذي ترغب به والنجاح الذي تحلم في الوصول إليه بشكل أسرع وأكثر فعالية.

• الاستماع: أن تكون مستمعاً جيداً هو أحد أفضل الطرق التي ستجعل منك محاوراً جيداً. لا أحد يحبّ التواصل مع شخص لا يهتم سوى بالكلام، ولا يأخذ الوقت الكافي للاستماع للأشخاص الآخرين. لذا عليك أن تأخذ الوقت الكافي لممارسة الاستماع النشط، حيث ينطوي الاستماع النشط على الاهتمام الشديد بما يقوله الشخص الآخر، وذلك من خلال طرح الأسئلة التوضيحية وإعادة صياغة ما يقوله الشخص لضمان الفهم. هذه هي الطريقة الوحيدة التي تمكّنك من فهم الآخرين وبالتّالي الرّد عليهم بشكل مناسب.
• التواصل غير اللفظي: وبكلمات أخرى، هي لغة الجسد والاتصال بالعينين وإيماءات اليدين ونبرة الصوت، فهي جميعاً تلّون الرسالة التي تحاول إيصالها للآخرين في مكان العمل. حاول دوماً أن تعبّر عن راحتك من خلال فتح الذراعين والاسترخاء في الساقين ومن خلال النبرة الودّية. الاتصال من خلال العينين مهم أيضاً، عليك أن تنظر إلى الشخص الذي تتحدث معه بشكل مباشر لتثبت أنك في كامل تركيزك، وانتبه أيضاً إلى الإشارات غير اللفظية التي يرسلها لك الآخرين كي تستطيع فهمهم بشكل صحيح، مثل أن تفهم أن الشخص أمامك غير مرتاح لأنه لا يقوم بالنظر في عينيك أثناء التحدّث.
• الوضوح والتلخيص: يجب عليك أن تختار كلماتك بسهولة ووضوح؛ بمعنى آخر ،حاول توصيل رسالتك بأقل عدد ممكن من الكلمات، قل ما تريد بشكل واضح ومباشر، سواء كنت تتحدث إلى شخص ما مباشرة أو على الهاتف أو عبر البريد الالكتروني. إن الكلام الزائد والكثير سيربك المستمع وسيجعله غير قادر على فهمك بشكل كاف.
• الودّية: يمكنك أن تشجّع زملائك في العمل على الانخراط في تواصل مفتوح وصادق معك من خلال بعض الحركات البسيطة كالنغمة الودّية أثناء التحدث أو طرح سؤال شخصي للاطمئنان أو حتّى مجرد ابتسامة. من المهم جداً أن تكون لطيفاً ومهذّباً في اتصالك مع الآخرين. يمكنك أن تقوم بذلك مثلاً عن طريق إرسال رسالة إلى جميع زملائك بعد العطلة من خلال البريد الالكتروني تقول فيها "آمل أن تكون قد قضيت عطلة نهاية أسبوع جيدة".
• الثّقة: من المهم جداً أن تكون واثقاً في تفاعلاتك مع الآخرين، عليك أن تظهر الثقة لزملائك في العمل وأن تريهم أنك تؤمن بما تقوله وستتابعه وتطبّقه. يمكنك أن تظهر هذه الثقة من خلال بعض الأمور البسيطة، عن طريق الاتصال بالعينين مثلاً أو باستخدام نبرة صوت ثابتة. بالطبع عليك أن تحرص في الوقت ذاته على ألا تظهر بشكل عدواني أو متعجرف أمام الآخرين.
• التعاطف: إن التعاطف أمر في غاية الأهمية فيما يتعلّق بمهارات التواصل الناجحة في مكان العمل. استخدم عبارات بسيطة عندما يعبّر لك زميلك عن استيائه من شيء ما في العمل مثل "أفهمك تماماً"، ستظهر له جملة كهذه أنك كنت تستمتع إليه وتحترم آراءه. من المهم جداً أن تفهم وتحترم وجهات نظر زملائك حتّى وإن لم تكن تتّفق معهم.
• الانفتاح: إن كنت ترغب في أن تصبح متحدث ومحاور جيد وأن تزيد من فرصك في الترقيات في عملك، عليك أن تدخل أي نقاش مهني بعقل مرن ومنفتح. كن منفتحاً على الاستماع إلى وجهة نظر الشخص الآخر وفهمها، بدلاً من مجرد إيصال فكرتك والابتعاد. عليك أن تكون أكثر قدرة على إجراء المحادثات المنفتحة مع الأشخاص الذين لا تتفق معهم كي تستطيع أن تصل إلى مراتب أعلى في عملك وتكوّن علاقات صحية في العمل.
• الاحترام: إن أردت أن تكسب الناس إلى صفّك وأن يصبح الناس أكثر انفتاحاً على التواصل معك عليك أن تريهم الاحترام الذي تكنّه  لهم ولأفكارهم. يمكنك أن تنقل هذا الاحترام لمن حولك عن طريق بعض الأمور البسيطة، على سبيل المثال يمكنك أن تكرر اسم الشخص الذي تتحدث معه خلال المحادثة أو أن تتواصل مع الشخص من خلال العينين وبالطبع لا تنسى الاستماع النشط الذي تحدّثنا عنه سابقاً، كل هذه الأمور ستجعل من الشخص المقابل لك يشعر بالتقدير. 
• التعليقات البنّاءة: هل عيّنك مديرك في العمل كمشرف على مجموعة من زملائك؟ يمكنك أن تتخيل مدى صعوبة الأمر، أن يكون عليك التدقيق والإشراف على من حولك دون أن تجرحهم. الأمر أبسط من ذلك، مهارات التواصل الجيدة تجعل من الأمر يبدو أكثر سهولة. التعليقات البناءة هي الطريقة الأفضل للتعامل مع أمور كهذه، إن قمت بالثناء أو بمديح الموظفين عند قيامهم بعملهم على أكمل وجه بواسطة كلمات بسيطة مثل "عمل جيد" أو "شكراً لتكفّلك بالأمر" سترى أن مهنتك أصبحت أسهل، خصوصاً عند اضطرارك لنقدهم، فهم سيقومون بتقبّل الأمر بشكل أفضل بدون أن يشعروا بالتمييز مثلاً.
• اختر الوسيط الأفضل : إن إحدى مهارات التواصل المهمة هي معرفة شكل الاتصال الذي يجب أن تستخدمه. على سبيل المثال، من الأفضل أن تقوم بإجراء المحادثات الجادة التي تتعلق مثلاً بحل المشاكل أو بتسريح العمّال أو الاستقالة أو التغييرات في الرواتب وغيرها بشكل شخصي ومباشر. أما في حال كنت تعرف أن الشخص الذي ترغب في التواصل معه دائم الانشغال، عليك باختيار البريد الالكتروني بدلاً من التواصل الشخصي. سيقوم الناس المحيطين بك في مكان العمل بتقدير وسائل الاتصال المدروسة الخاصة بك، وسيصبحون أكثر عرضة للرد بشكل إيجابي على تعليقاتك أو طلباتك.

في النهاية، احرص على الالتزام بنصائحنا الخاصة بمهارات التواصل مع الآخرين في مكان العمل كي تضمن بيئة عمل أفضل وأكثر إنتاجية وأكثر انفتاحاً، وكي تتمكن من كسب زملائك وإدارتك إلى صفّك حين يتطّلب الأمر ذلك.