صعوبات إدارة الوقت والأخطاء الشائعة في تنظيم الوقت

تبدو إدارة الوقت وكأنها السهل الممتنع، وعندما تسأل أحداً هل تتقن إدارة الوقت؟ قد يستهجن هذا السؤال، ويجيبك بكل ثقة "نعم أنا أتقن إدارة الوقت"، لكن بالتأكيد قد يشعر أي منا أن الوقت ينفذ منه، أو أن الوقت لا يسعفه لتحقيق كل ما يرغب، وهذا يرجع للعديد من الصعوبات التي قد نعاني منها بين الحين والآخر، وصعوبات إدارة الوقت هي [1]:

1. الحواجز العاطفية: تزيد الحواجز العاطفية التي تضعها بنفسك من صعوبة إدارة الوقت، فقد تشعر بأن هناك معايير صارمة لكيفية عمل الأشياء، أو قد تشعر بالخوف من الفشل.
2. ثاني صعوبات إدارة الوقت هي الإبطال والتعزيز: يزيد الإبطال والتعزيز من صعوبات إدارة الوقت، فقد تتجنب الأنشطة التي تسبب لك الضيق، وتشعرك بعدم الراحة، أو تثير لديك القلق والتوتر، ومع ذلك فإن تجنبك للقيام ببعض الأعمال قد يزيد من مسؤوليتك، لأن عدم قيامك بهذا الفعل أو ذاك قد يعرضك للمساءلة، على سبيل المثال: فإن كان مطلوب منك القيام بمهمة ضرورية في العمل، ولم تفعل فإن هناك عواقب وأنت تعلم.
3. السلوك العدواني السلبي: قد يزيد من صعوبة إدارة الوقت، فعدم قيامك بعمل ما نتيجة عدم ارتياحك لشخص أو موقف ما، أو لأنك لا تحب أن يعمل هذا الشخص معك، أو رغبة منك في معاقبة شخص ما على موقفٍ معين قام به تجاهك، سيجعلك تشعر أن الوقت يضيق وأنت تبحث عن شخص أخر ترتاح بالعمل معه، كما أن عدم رغبتك في مواجهة شخص ما والاحتكاك به يجعلك تعاني من صعوبة إدارة الوقت أيضاً.
4. المماطلة والتأجيل: تزيد رغبتك في تأجيل وتسويف عملك من يوم لآخر في صعوبة إدارة الوقت، وتتحول عادة مقيتة يصعب عليك التخلص منها، سيما إذا كنت مضطراً للقيام بعمل معين لا تستطيع تأجيله لأي سبب كان، وتصبح استجابتك للعمل المطلوب بطيئة كان تقول: "أنا متعب للغاية، سأؤجل كل شيء للغد".
5. مشكلات الانتباه: تزيد مشكلات الانتباه من صعوبة إدارة الوقت، ففي حال كنت تعاني من قلة أو عدم القدرة على الانتباه، أو فرط النشاط أو عدم القدرة على التركيز في المهام، والانتقال من نشاط إلى آخر، هذا ما يجعل من الصعب إدارة الوقت، بالتالي يخرج عن سيطرتك.     

كيف يمكن مواجهة صعوبات إدارة الوقت؟
بعد أن تعرفنا على صعوبات إدارة الوقت، يبقى السؤال هو كيف يمكن مواجهة صعوبات إدارة الوقت، أو بعبارةٍ أخرى كيف يمكن تنظيم الوقت ووضع حد لصعوبات إدارة الوقت؟ في الواقع يمكن مواجهة صعوبات إدارة الوقت من خلال القيام بالخطوات التالية [1و2]:

1. مواجهة صعوبات إدارة الوقت بتعلم استخدام مخطط يومي:
   • يساعد تعلم استخدام مخطط لنشاطاتك اليومية في الحد من صعوبات إدارة الوقت، ويزيد من قدرتك على التحكم وإدارة الوقت
   • فيمكن وضع هذا الجدول مساء كل يوم، تحدد فيه كل ما عليك القيام به في اليوم التالي، وتقسم وقتك بالشكل الأمثل وبذلك تشعر أنك تتحكم بالوقت، لا الوقت و من يتحكم بك
   • لكن هذا يتطلب إلزام نفسك بالتقيد التام بمواعيد النوم والاستيقاظ ومواعيد بدء نشاطاتك ومواعيد انتهائها كي لا يطغى نشاط على آخر، مما يجعلك تشعر أن الوقت بدأ ينفذ منك، بالتالي تزداد صعوبة إدارة الوقت.
2. تخصيص عشر دقائق أو خمسة عشرة دقيقة في الصباح للتخطيط لبقية اليوم أو قبل النوم للتخطيط لليوم التالي:
   • يساعد تخصيص عشر دقائق أو خمسة عشرة دقيقة في الصباح للتخطيط لبقية اليوم أو قبل النوم للتخطيط لليوم التالي في الحد من صعوبات إدارة الوقت.
   • كما يزيد من قدرتك على التحكم وإدارة الوقت، قد تجد صعوبة في تخصيص هذا الوقت إذا كنت غير معتاد على ذلك، لكن الأمر يتطلب إرادة، فبمجرد قيامك بذلك مرة واحدة ورؤية فوائدها ستكرر التجربة وتصبح عادة يومية بالنسبة لك.
   • كما قد يكون لوضع مخطط قبل النوم آثار إيجابية ويجعلك أكثر استعداداً لليوم التالي، فالصباح لم يأتِ بعد وقد تضطر في بعض الأحيان للاستيقاظ مبكراً، كي تتمكن من إنجاز كل ما عليك القيام به في هذا اليوم.
3. التأكد من أنك لا تأخذ الكثير من العمل أو المسؤوليات الزائدة:
   • معرفة قدراتك والمهام التي تستطيع أن تتحملها بكفاءة عالية يساعد في الحد من صعوبات إدارة الوقت، ويزيد من قدرتك على التحكم وإدارة الوقت.
   • لذا من المهم ألا تجهد نفسك بأعمال كثيرة تفوق قدرتك على التحمل، فهذا سينعكس سلباً على وضعك الصحي ووضعك الوظيفي.
   • كما أن العمل الكثير قد يزيد من أخطائك نتيجة انخفاض قدرتك على التركيز، ويجعلك تشعر بأن الوقت ينفذ منك، لذا تعلّم كيفية حمل الأعباء والمسؤوليات التي تتناسب مع قدراتك، فليس المطلوب أن تكون سوبرمان كي تنجح، المهم أن تنجح في كل ما تقوم به مهما كان صغيراً.
4. وضع قائمة بالمهام الواجب القيام بها، وغير القابلة للتأجيل:
   • إن وضع قائمة بالمهام الواجب القيام بها، وغير القابلة للتأجيل يساعد في الحد من صعوبات إدارة الوقت، فأحياناً تكون المهام التي تنوي القيام بها كثيرة، ولكن يتوجب عليك فرزها وتحديد المهام الضرورية وغير القابلة للتأجيل لكل يوم.
   • وفي حال كان لديك وقت فراغ يمكن استثماره في أشياء أخرى مفيدة لك ستتعرف عليها في الخطوة الأخيرة من خطوات مواجهة صعوبات إدارة الوقت والتحكم به.
5. جدولة الأشياء التي تحب القيام بها وتجعلك تشعر بالراحة والاسترخاء:
   • تساعد الجدولة في الحد من صعوبات إدارة الوقت، فهناك العديد من الأنشطة التي تجعلك تشعر بالراحة والسعادة، وعليك ترتيب هذه الأنشطة ووضعها في قائمة منفصلة،
   • عندما تشعر أنك أنجزت كل مهامك كما يجب، يمكنك القيام بنشاط تحبه كي تكافئ نفسك على حسن إدارة الوقت، كما يشجعك على معاودة نشاطك في اليوم التالي وأنت بكامل قوتك.

ما هي الأخطاء الشائعة التي تمارسها وتجعلك تعاني من صعوبة إدارة الوقت؟

التحكم بالوقت وإدارة الوقت هدفها جميعاً، لكن في بعض الأحيان قد تشعر أن الأمور خرجت عن السيطرة، وبتَ غير قادر على إدارة الوقت والتحكم بالوقت، وقد يكون السبب وراء ذلك قيامك ببعض الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت وهي [3و4]:

1. الفشل في تحديد الأولويات: قد يكون تحديد مهامك ذات الأولوية القصوى أمراً مهماً إذا كانت معظم مهامك تتطلب نفس مستوى التفاني، فعلى سبيل المثال، لقد بدأت للتو العمل في مهمة ذات أولوية عالية وأنت في خضم تبادل الأفكار المهمة مع فريقك، يأتي أحد زملائك ليطلب منك التركيز على مسألة أخرى، احذر من هذا الانحراف عن المهمة، لذا عليكَ التعامل مع مواقف كهذه، وأن تبقى مركزاً في العمل الذي تقوم به ولا تسمح لأحد بتشتيت انتباهك.
2. بدء يومك في وقت متأخر: كل جهودك في إنجاز مهامك اليومية بسلاسة سيصطدم بحاجز الوقت إذا لم تصحو باكراً وتبدأ العمل، فاستيقاظك في وقت متأخر سيحرمك من المزيد من الوقت كان يمكن استثماره لأداء مهامك بنجاح وبكفاءة عالية، وهذا قد يضطرك لتأجيل بعض مهامك مما يعيق عملك ويجعلك تشعر أن الوقت يسبقك ويسير بسرعةٍ قياسية، لذا حافظ على عادة الاستيقاظ المبكر كي تضمن أداء مهامك بأريحية.
3. جدولة المهام غير الفعالة: من المهم معرفة ساعات الذروة التي تستطيع العمل فيها بكفاءة عالية (فبعض الناس تكون ساعات الذروة لديهم في الصباح والبعض الآخر بعد الظهر أو في المساء)، وعليك أن تجعل أعمالك المهمة في هذا الوقت المحدد، بدلاً من القيام بمهام أقل أهمية في وقت الذروة.
4. المماطلة والتسويف: هي من الصعوبات والأخطاء الشائعة في إدارة الوقت، فليس هناك ما يضر تركيزك وإمكاناتك الحقيقية أكثر من تقديم الأعذار لتأجيل القيام بمهمة ما، ليس فقط لأن ذلك يجعل أعمالك تتراكم عليك فحسب، بل لأنه سيشعرك بالذنب لهدر الوقت. أفضل طريقة لتجنب هذا السيناريو؛ تخصيص مقدار صغير من وقتك لبدء المهمة، وهذا سيشجعك على إتمامها، وإذا لم تستطع القيام بها فحاول تقسيم المهمة إلى مراحل يمكن التحكم بها، وهذا سيساعدك أيضاً في تتبع الوقت، بالتالي تقدير الوقت اللازم للقيام بهذه المهمة.
5. الفشل في إدارة العديد من الأنشطة الهامشية: فعلى الرغم من أن مجموعة متنوعة من قنوات الاتصال ووسائل التواصل الاجتماعي تسمح لك بالتواصل بسهولة أكبر لإنجاز مهامك، لكنها قد تكون السبب الرئيسي لتشتت أفكارك، إذا كان الهاتف هو الذي يحافظ على الرنين أو الإخطارات التي تستمر في الحصول عليها من الدردشة أو من مجموعات وسائل التواصل الاجتماعي، فإنها تقاطع سير عملك وتكسر عمليتك الإبداعية، لذا قم بإيقاف تشغيل جميع الإشعارات والدردشة، وحدد وقتاً لا يقاطعك فيه أحد، لمدة ساعة أو ساعتين، وتقليل الوقت الذي تقضيه على الأشياء التي ليس لها تأثير كبير على عملك.
6. تقليل الوقت الذي يستغرقه إنجاز مهمة ما: من الأخطاء التي قد تقع بها أثناء قيامك بمهامك وضع وقت أقل من الوقت الكافي لإنجاز مهامك، مما ينعكس سلباً على أدائك، لذا عليك تحديد الوقت الكافي لإنجاز المهمة بكل تفاصيلها حتى النهاية.. وإن أخذت وقتاً أطول.
7. تعدد المهام: أحد الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تقع فيها هو تعدد المهام التي تقوم بها، ومع ذلك فإن القيام بأشياء كثيرة في نفس الوقت يمنعك من التركيز على جميع مهامك، كما أنك تستغرق وقتاً أطول لإكمال كل هذه المهام مجتمعة أكثر من الوقت الذي ستستغرقه فيما لو أنجزت كل مهمة لوحدها. بمعنى آخر إذا كنت تريد أن تكون جيداً في تعدد المهام، عليك أن تكون منظماً بدرجة عالية وأن تحافظ على مستوى عالٍ من التركيز والإبداع والدقة، والأفضل التركيز على مهمة واحدة، لأن ذلك يساعدك على إنتاجية عالية الجودة ويمنحك شعوراً بالإنجاز.
8. الانشغال بأشياء محدودة الأهمية: بقدر ما ترغب في التركيز على العمل ذي القيمة العالية، فإنك في بعض الأحيان تفقد المسار وتجد نفسك تقوم بمجموعة من الأشياء ذات الأولوية المنخفضة التي لا تأكل طاقتك ووقتك فحسب ولكن لها تأثير ضئيل أو لا تؤثر على النتيجة النهائية في الهدف الذي تريد تحقيقه، لتجنب هذا الخطأ يجب عليك أن تسأل نفسك باستمرار: هل هذا مفيد؟ كيف يساهم هذا في الهدف النهائي؟ إذا كان لديك بعض المهام البسيطة للتعامل معها، فحاول القضاء عليها، على سبيل المثال، بدلاً من القيام بمهمة واحدة كل يوم، قم بتنفيذ ثلاثة مهام بسيطة بعد ظهر أحد الأيام، هذا سيساعدك في التركيز على العمل الحقيقي.
9. السعي نحو الكمال: أحد الأخطاء الشائعة التي قد تقع بها هو سعيك لأن تنجز مهمتك بأقصى قدر ممكن من الكفاءة، بما يوصلها إلى الكمال، وهذا غير ممكن لأنه في كل عمل تقوم به لا بد أن تواجهك معوقات، وقد يقع خطأ ما وعليك أن تتعلم منه من أجل المهام المقبلة.
10. تخطي وقت الراحة: أحد الأخطاء الشائعة التي قد تقع بها هو محاولتك العمل دون استراحة لإنجاز مهمتك بشكل أسرع، ولهذا عواقب سلبية، ويجعلك تشعر بالإجهاد، لذا عليك أخذ استراحة بين الحين والآخر وتسمح لعقلك بأخذ الوقت الكافي للاسترخاء، كي تتمكن من معاودة العمل بنشاط.
11. لا تخطط لعطلة نهاية الأسبوع: من الأخطاء الشائعة التي قد تقع بها، هو عدم تخطيطك للمستقبل، فقد تخطط لإكمال مهامك، ولكن لا تخطط لما ستقوم به في عطلة نهاية الأسبوع، قد أن العطلة فرصة فقط كي "تتوقف عن العمل"، مع ذلك إذا كنت لا تخطط لعطلة نهاية الأسبوع، فسوف تضيع الوقت بالتفكير بما يجب عليك القيام به، لذا من الأفضل التخطيط للقيام ببعض الأنشطة التي تحبها في عطلة نهاية الأسبوع.

خبراء حلوها.. وحلول صعوبات إدارة الوقت

سألت إحدى صديقات موقع حلوها عن كيفية إدارة وترتيب الوقت، فتنصحها خبيرة تطوير الذات في الموقع الدكتورة سناء عبدة: "حاولي أن تضعي نظاماً لحياتك كأن تنهضي باكراً وبعد تناول وجبة الافطار يمكن أن تبدئي العمل وفق ترتيب معين كنتِ قد خططتِ له بشكل سابق وكوني ملتزمة بالتنفيذ".. يمكنك قراءة الاستشارة كاملة على هذا الرابط.

كما تنصح الدكتورة سناء سيدة تحار تنظيم وقتها بين منزلها وزوجها وحياتها: "اليوم 24 ساعة وهي بركة وكثيرة إن استطعتِ استغلالها بشكل جيد ومدروس ومخطط له، لذا ابتعدي عن عوامل التشتيت التي لا فائدة منها مثل: المسلسلات ومواقع التواصل الاجتماعي، وحددي لها وقت خلال اليوم ولا تتجاوزيه، كوني صارمة مع نفسك في تنظيم وقتك"، اقرأ كامل الاستشارة على هذا الرابط.

في النهاية.. إدارة الوقت عملية مهمة جداً، لذا عليك أن تحسن القيام بإدارة الوقت، كي لا تجد نفسك مضغوطاً بالعمل، وإذا كنت تعاني من أي صعوبات في إدارة الوقت، حاول تجاوزها من خلال النصائح الواردة في هذا المقال، وتجنب الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت، كي تتمكن من تطوير شخصيتك وإدارة الوقت بأفضل شكلٍ ممكن.

1. مقال "العوائق وحلول إدارة الوقت"، منشور على موقع fordham.edu، تمت المراجعة في 29-1-2020.
2. مقال Alexandra Cote "إدارة الوقت: أين يذهب وقتك وكيفية التحكم فيه 2020"، منشور على موقع paymoapp.com، تمت المراجعة في 26-1-2020.
3. مقال Maja Mrsic "عشرة الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت التي تبطئك"، منشور على موقع openviewpartners.com، تمت المراجعة في 26-1-2020.
4. مقال Shawn Lim "عشرة أخطاء في إدارة الوقت معظم الناس تقع فيها"، منشور على موقع lifehack.org، تمت المراجعة في 26-1-2020.