فنّ اتيكيت التعامل مع المدير وأصول مخاطبة الإدارة

قد يشكل المدير صورةً مرعبةً لدى الموظفين تتسبب بقلة الإنتاج والعمل تحت ضغط الخوف لا الحب للمكان والإنتاج! وهذا يعود للصورة النّمطيّة المنتشرة حول شخصيّة المدير الصّارم البعيد كل البعد عن التّفاهم الإنساني وتقدير ظروف واحتياجات الموظفين، والمتحكّم بأرزاقهم وتعبهم!

لا ننكر طبعاً وجود شخصيات من المدراء تتّسم بهذه الصّفات السّلبيّة والمنفرة، وكنا قد تحدثنا في مقال سابق بشكل مفصل عن شخصيات المدراء وكيفيّة التّصرف معهم تبعاً لاختلاف شخصياتهم. ويمكننا القول بأن المدراء المتفهمين لمتطلبات واحتياجات الموظفين والقادرين على التّعامل معهم بإنسانيّة وتقدير؛ هم المدراء الأكثر نجاحاً بل أيضاً مؤسساتهم ومنشآتهم هي الأكثر إنتاجاً وتميّزاً وقدرةً على المنافسة في السّوق والميدان! وذلك لأن شعور الموظف بالاستقرار الوظيفي والأمان والرّاحة في ظل وجود مدير مهني ومتفهّم يجعله يركّز كل طاقته وجهوده في الإنتاج والعمل بدلاً من استنزافها في الخوف والضغط من المدير السّلبي وانعكاس شخصيته على بيئة العمل كاملةً.

من أبرز المشاكل التي تواجه الموظف مع المدير:

1. التّسلط والظّلم: ويشعر به الموظف عندما يضيع حقه ولا يقوم المدير بتقدير جهده وحقه، بل وفي بعض الأحيان يكون المدير هو من يهضم حق الموظف ويظلمه.
2. الخوف من التّحكم بمصيره المهني: فالخوف على لقمة العيش وباب الرّزق والذي يكون قراره مرتبطاً بالمدير يشكل عبئاً وضغطاً نفسياً على الموظف.
3. الخوف من قول لا! وكنا قد خصصنا مقالاً مستقلاً للحديث عن أهميّة وضرورة الامتناع عن الرّضوخ دائما للمدير وخاصّة عندما يكون القرار مجحفاً أو الطّلب غير منصف أو خارج مسؤوليات المسمى الوظيفي، راجع مقالنا عن أهمية قول لا في العمل من خلال النقر هنا.
4. التّمييز والمحاباة: وهنا تضيع حقوق الموظف النّشيط لأن المدير يفضّل موظفاً آخر لاعتبارات غير مهنيّة.
5. عدم القدرة على التّواصل السّليم والبناء: وهذا النّقطة تحديداً ما سنركز عليه في الفقرات القادمة، إذ أن التّواصل الصّحي والمهني والواضح يجنب الموظف الوقوع بمشاكل سوء الفهم وسوء تقدير الأمور وغيرها من المشاكل.

إن عمليّة الاتصال الشّفهيّة من خلال الاتصال الهاتفي أو حتى مؤخراً انتشار خاصّيّة الرّسائل الصّوتيّة المسجلة عبر تطبيقات المحادثة مثل واتساب وغيرها؛ رغم أنها "غير رسميّة" إلا أنها تعتبر وسيلة تواصل واتصال منتشرة حتى في بيئات العمل، حيث أنها تختصر الوقت والجهد المطلوبيت للتّواجد المكاني والتّعامل المباشر وجهاً لوجه مع المدير.
وهنا يجب مراعاة النّقاط التّالية لنجاح الاتصال والتّواصل الشّفهي مع المدير وهي من قواعد اتيكيت التّعامل مع المدير:

• اختيار العبارات بعناية وتركيز واستخدام المصطلحات المهنيّة بشكل موضوعي.
• التّحكم بنبرة الصّوت وطبقة الصّوت بحيث لا يظهر رد وكلام الموظف على أنه صراخ وانفعال، وتتيح لنا وسائل التواصل الحديثة فرصة التفكير مرتين قبل الإرسال.
• محاولة توثيق التّسجيلات الصّوتيّة والمكالمات لتكون دليلاً مادياً على الاتفاق والملاحظات المتبادلة بين الموظف والمدير.
• عدم مقاطعة المدير أثناء كلامه ومنحه الفرصة لإتمام جمله وتوصيل أفكاره دون تشويش.
• يفضّل تأجيل الحوارات التي تحتاج لاجتماع أو لقاء وجهاً لوجه عند التّعامل الشّفهي مع المدير.
• الابتعاد عن مصادر ومناطق الإزعاج والتّشويش أثناء التّواصل مع المدير وهذا يعتبر مهماً عند تطبيق فنّ واتيكيت التّواصل الشّفهي والاتصال الهاتفي مع المدير.
• تجنّب حذف الرسائل من المحادثات غير الرسمية على واتساب لأن المدير لن يكون سعيداً برؤية "لقد تم حذف هذه الرسالة"!

اتيكيت التّعامل مع المدير عبر الإيميل والكتب والمخاطبات الرّسميّة!
تعد المخاطبات الرّسميّة والكتب ورسائل الإيميل وثائق مؤرشفة يمكن الرّجوع اليها وقت الحاجة، كما أنها وسائل اتصال معتمدة وسائدة في بيئة العمل، وهي مهمّة لحفظ الأدوار والمسؤوليات وإمكانيّة تتبع التّفاصيل المؤرشفة والمخزنة حسب الوسائل المعمول بها في كل مؤسسة أو شركة.
وسنتحدث الآن عن نصائح لاتقان فنّ واتيكيت التّعامل مع المدير عبر الاتصال المكتوب والمؤرشف:

• استخدام واعتماد ترويسة المؤسسة أو الشّركة في المراسلات المكتوبة وذلك لضمان الالتزام بالنّسق العام للمراسلات واعتمادها.
• الشرح بشكل واضح ومختصر للمعلومات والتّفاصيل المذكورة في الإيميل أو الكتاب، لكن دون إسهاب مبالغ به! فيجب أن تكون الأفكار واضحةً ومباشرةً ومهنيّة ولا حاجة للكلام الإنشائي وشرح المشروح، فاستغلال الوقت والجهد من خلال تقديم نص مكتوب بوضوح وبساطة هو مفتاح التواصل الناجح مع الإدارة.
• استخدام اللقب المناسب عند مخاطبة المدير كتابياً مثل "سعادة أو حضرة أو عطوفة" كلّ حسب موقعه الوظيفي.
• في حال الاحتياج لمناقشة نقطة معينة أو جانب معين في المراسلات المكتوبة يمكن التّقدم بطلب إجراء اجتماع أو لقاء مع المدير حسب الحاجة.
• التزام اللغة الواضحة والسّليمة والخالية من الأخطاء الإملائيّة والنّحويّة كما اللغة المهنيّة والموضوعيّة وتجنّب الكلام غير الرّسمي وغير المهني في المراسلات المكتوبة عند التّعامل مع المدير.
• الاحتفاظ بنسخ مؤرشفة من المحادثات المكتوبة مع المدير سواءً الخطابات الورقية أو الالكترونية.
• التزام التّسلسل الإداري في المراسلات المكتوبة مع المدير، واتباع النظام الذي تحدده المؤسسة للتخاطب بين المستويات الإدارية المختلفة.
• عدم استخدام العبارات العاميّة والاختصارات التي يمكن استخدامها في المراسلات الخاصة مثل lol والرّموز والأشكال الفكاهيّة التي يمكن تبادلها في الرّسائل الخاصة![2]

اتيكيت التواصل المباشر مع المدير وأصول الاجتماعات مع الإدارة
وهذا الجزء الأكثر أهميّة وحساسيّة في التّعامل مع المدير، إذ أن لفنّ واتيكيت التّعامل مع المدير وجهاً لوجه أثراً كبيراً ودوراً بارزاً في تقبّله للملاحظات واستعداده للسّماع والأخذ برأي الموظف، وإليكم عدة نصائح مهمّة لإتقان اتيكيت التواصل المباشر مع المدير:

• احترام المواعيد: فاحترام الوقت والالتزام بالمواعيد يعطي انطباعاً جيداً للمدير عن مدى التزام الموظف بمسؤولياته وقدرته على تنظيم وقته، وأيضاً يعطي صورةً عن احترام الموظف للمدير.
• الاعتناء بالمظهر الخارجي والنّظافة الشّخصيّة: كلاهما عناصر مؤدية لتشكيل انطباع عن الموظف ولهما أهميّة بالغة في تواصل الموظف مع المدير ومع الزّملاء وأيضاً العملاء! فالإنسان المرتب والذي يرتدي ملابس نظيفة ومتناسقة ويحافظ على نظافته الشّخصيّة؛ يضمن سلامة التّعامل مع محيطه وراحتهم عند التّعامل معه والحديث إليه.
• بذل جهد في فهم المدير ودوافعه وأفكاره وطريقة تحليله للأمور: وهذا يتطلب مراقبة ردات فعل المدير تجاه مداخلات الزّملاء وتعليقاته على آرائهم، وهذا يسهّل كثيراً عمليّة التّعامل مع المدير والتّواصل معه بشكل فعّال.
• ترك مسافة جيدة مع المدير وعدم التّطفل عليه! فلا أحد يحب المتطفلين على خصوصياته ومساحته الخاصة، ويجب احترام خصوصيّة المدير وحياته الخاصة بعدم التّدخل في شؤونه والحديث عنها، كما أن من قواعد اتيكيت التّعامل مع المدير وجهاً لوجه ترك مساحة خاصة له جغرافياً وعدم الالتصاق به؛ فهذا ليس سلوكاً توددياً أبداً.
• الامتناع عن التّنمر والتّذمر والنّقد غير البناء، وعند وجود معارضة أو رأي بنّاء يجب التّريث في طرحه واستخدام أسلوب لبق ومهني بعيداً عن الاندفاع والهجوم والتّنمر!
• تقبّل الانتقاد الموجه للموظف إذا كان موضوعياً ولا مشكلة من مناقشته مع المدير والعمل على تصويبه.
• وضع واحترام الحدود بين المدير والموظف وعدم التّمادي والتّطاول أو المزاح بطريقة غير لائقة! ويفضل تجنّب المزاح بشكل كامل وخاصة أمام الموظفين.
• عند التّعامل مع مدير سلبي وغير كفؤ فيتوجب على الموظف أن يعتبر نفسه قائداً ويعمل على إصلاح وتصويب الأمور وحل المشكلات دون تجاوز الصّلاحيات الموكلة إليه وتخطّي صلاحيات وحدود المدير فهذا يتسبب بغضب وسخط المدير.
• في حال كان المدير سيئاً وذا شخصيّة غير متقبّلة للتّعاون والعمل الجماعي؛ ينصح بتجنّب المدير قدر المستطاع تفادياً لأي صدام أو مشاحنة معه.
• الالتزام بسياسات الشّركة وتعليماتها الداخليّة واعتبارها مرجعاً قانونياً ومهنياً ومراجعتها جيداً لمعرفة صلاحيات المدير ومحاذير يجب تجنّبها لتفادي أي مشكلة قانونيّة أو مهنيّة عند التّعامل مع المدير.

كما كنا قد خصصنا مقالاً سابقاً عن خطوات تحسين علاقتك بمديرك ننصحكم بالاطلاع عليه من خلال النقر هنا.

يقضي الموظف في بيئة العمل ما يقارب 8 ساعات يومياً  على أقل تقدير، قد تزيد أو تنقص في بعض الحالات والدول لكن المتوسط هو 8 ساعات أي ما يعادل ثلث يوم الموظف! وإذا احتسبنا الوقت اللازم للوصول لمكان العمل والوقت المستغرق للوصول من مكان العمل إلى المنزل؛ فإن معدل الوقت المستهلك للقطاع المهني من حياة الفرد يتجاوز الثّلث! ومعدل النّوم الصّحي الطّبيعي للبالغين 6-8 ساعات أي تقريباً الثّلث الثّاني من اليوم! فيتبقى للموظف تقريباً ثلث يومه أي 8 ساعات لممارسة حياته الاجتماعيّة تفاصيله الخاصة بعيداً عن النّوم والعمل.
هذه الحسبة التّقديريّة البسيطة توضّح أن نصف وقت الاستيقاظ يتم قضاؤه في بيئة العمل مع الزّملاء والمدراء والعملاء! لذا يجب التّوقف قليلاً أمام هذه المعلومة والتّفكير بجديّة! كيف نقضي أوقاتنا في العمل؟ هل نشعر بالرّاحة والسّعادة؟

يحتاج العمل النّاجح إلى إخلاص وتركيز في تنفيذ المهمات والمتطلبات المتعلقة بإنتاج سلع أو تقديم خدمات واستشارات أو حتى التّعامل مع العملاء، ولا يكفي الاعتماد على المقابل المادي والرّاتب ليكون حافزاً ودافعاً للمحافظة على المستوى المطلوب وتحسينه من الإنتاج والخدمات! فيجب دعم هذا الحافز بعناصر كثيرة ومهمّة مثل الثّواب والعقاب والمكافآت والتّحفيز المعنوي، وقبل كل ذلك يجب خلق بيئة عمل مريحة ومناسبة ليستطيع كل الموظفين العمل والاجتهاد وتقديم أفضل ما لديهم لتحقيق مصالح المنشأة والشّركة وبالتّالي تعود عليهم المنافع والفوائد والتّرقية.

ولتحقيق بيئة محفزة للإبداع والنّشاط في العمل هناك ثلاثة مفاتيح رئيسية:

1. العمل بروح الفريق ومساعدة الزّملاء لتجاوز التّحديات والمشاكل التي تواجههم في العمل وتقديم الدعم الممكن لهم.
2. خلق جو اجتماعي جيد من خلال تناول وجبات الغداء بشكل جماعي والمشاركة في الدورات وورش العمل التي تعزز بناء الفريق، والالتزام بأخلاقيات العمل واحترام الزّملاء ومعاملتهم بلطف.
3. اتقان فنون التعامل مع الإدارة واتيكيت التواصل مع المدير والزملاء، من خلال النصائح التي ذكرناها سابقاً، وإتقان المدير لفنون التواصل مع الموظفين.

ونلخّص لكم في الانفوجرافيك التالي أهم مبادئ وأصول مخاطبة الإدارة ومفاتيح فن واتيكيت التعامل مع المدير

إحدى السّيدات العاملات أرسلت لنا على موقع حِلّوها استفساراً حول التّعامل مع المدير ضمن قواعد الاتيكيت والاحترام لكنها تعاني من مشكلة فقالت: "كيف اتعامل مع مديري الظالم"
أجابتها الدكتورة سناء مصطفى عبده في موقع حلوها:
"أولاً لا يجوز أن تحيدي عن مبادئك لإرضاء أي شخص، فالأساس أن تعملي بمبادئ العمل وأصوله التي ترضي ضميرك، لكن انتبهي إلى أهميّة التّعامل بالحسنى والمجاملة في حدودها، والابتسامة والإيجابيّة مفاتيح عليك بها.
من حقك أن تأخذي راتبك وترقيتك، ومن حقك أن تطالبي بها أمام مجلس الإدارة برقي ومهنية، لا تعملي كجندي مجهول ولا تقومي بأكثر مما هو مطلوب في وصفك الوظيفي وتحججي بذكاء ولكِ أن تطالبي بمكافأة ماليّة مقابل هذا العمل الإضافي بعد أن تراجعي وصفك الوظيفي؛ أو ابدئي بالبحث عن فرصة عمل جديدة تؤمّن لك الاستقرار الوظيفي".

وأجابت الدكتورة سناء مصطفى عبده في موقع حلوها على تساؤل " مديري في العمل لا يكلفنّي بأي مهام وهذا الأمر يزعجني ":
"يجب أن تعرفي بعض المهام التي يجب أن تقوم بها السّكرتيرة وتعدي لها جيداً، ثم تدخلي على مديرك وتقترحي عليه -ما رأيك أستاذ أن أبدأ بترتيب جدول مواعيد حضرتك باستعمال هذه الأجندة ويكون لديك نسخة منها وأتابع أنا معك لمساعدتك، وما رأيك بأن أساعدك بكذا وكذا، أريد أن أخفف عنك بعض الأعباء وأعينك قليلاً- بادري أنتِ بمهمّة أو اثنتين إضافة لما تفعلين وقومي بهما على أحسن وجه وإن سارت الأمور على ما يرام انتقلي لمهمّة تالية وهكذا.
مع الوقت تصبحين مديرة مكتبه وليس فقط سكرتيرته. أما إن كان له مدير مكتب ومعاون فاحذري أن تتداخل مهامك مع مهامه".