أهمية إدارة الموارد البشرية ودورها في المؤسسة
في هذه المقالة عن إدارة الموارد البشرية سنتحدث عن هذا القسم المهم جداً في أي مؤسسة أو شركة أو بيئة عمل حيث أنه يعتبر حلقة الوصل بين الإدارة العليا والموظفين والعمال، كما أن له احتكاك وتعامل مباشر وشبه يومي في تفاصيل إدارية مع الموظفين سنذكرها كما نستحدث عن أهميته وتحديات تواجه فريقه. ولتوضيح إطار عمل إدارة الموارد البشرية سنحدد أهم صلاحيات هذا القسم ومتطلبات العمل فيه.
يعتبر قسم إدارة الموارد البشرية عصباً مهماً في إدارة المؤسسة أو المنشأة أو الشركة وذلك تبعاً لأهمية عملية إدارة الموارد البشرية ويمكن تلخيص أبرز الأهميات في النقاط التالية: [1]
- القسم المسؤول عن تعيين الموظفين وترقيتهم: حيث يكون فريق قسم إدارة الموارد البشرية هو المسؤول في الدرجة الأولى عن مقابلة المتقدمين للعمل لدى المنشأة أو المؤسسة وهم من يضعون تقييماً أولياً.
- الوظائف الإدارية التي يقوم بها فريق قسم إدارة الموارد البشرية مهم للعمال والموظفين والإدارة العليا باعتباره حلقة الوصل بينهما.
- يعزى لقسم إدارة الموارد البشرية مسؤوليات الابداع والتطوير والمراقبة لذلك هو من الأقسام الضرورية لضمان نجاح واستمرارية العمل وحفظ حقوق المنشأة والموظفين على حد سواء.
- التقليل من المشاكل القانونية والقضائية بسبب المتابعة المباشرة والمستمرة مع الموظفين والزبائن والعملاء والإدارات العليا والمتوسطة.
- المشاركة في وضع الاستراتيجيات بما يتوافق مع رؤية المؤسسة والموارد البشرية المتاحة لديها وكيفية التنسيق بينهما للوصول لأفضل إنتاجية في بيئة عمل مريحة ومحفزة للإبداع والإنتاج.
يتضح من الاطلاع على أهمية دور إدارة الموارد البشرية للمنشأة أو المؤسسة أو الشركة ارتباطها بكافة الموظفين والعاملين والمدراء داخل تلك المنشأة وعليه فإن المهمات والوظائف المناطة بهذا القسم حساسة ومهمة وهي: [2]
- الإدارة الإستراتيجية: تهدف كل المنشآت والشركات إلى تحقيق الأرباح المالية العالية وتحتاج لإدارة جيدة على الصعيدين المالي والقوى البشرية الموجودة، وقسم الموارد البشرية يهتم بشكل خاص في إدارة رأس المال البشري عن طريق الهيكلة التنظيمية والمراقبة والتقييم وتحسين مخرجات العمل على صعيد الموظفين والعمال والموارد البشرية.
- الأجور والرواتب: يتم تحديد الهيكلة الوظيفية وسلم الرواتب في قسم إدارة الموارد البشرية بالاطلاع على سلم الرواتب لدى المنافسين والقوانين الناظمة للعمل والعمال في البلد ومخصصات الحوافز والرواتب لدى المنشأة أو الشركة وعليه يتم تحديد وتقييم وتعديل قيم الأجور والرواتب للعاملين داخل هذا القسم.
- تقليل التكاليف والنفقات: بالرغم من أنه من مسؤوليات قسم الإدارة المالية تطبيق الموازنة المالية وتقليل النفقات المالية إلا أنه أيضاً مرتبة بقسم إدارة الموارد البشرية لأن النفقات مرتبطة بالموظفين والعلاوات والمزايا أيضاً وهي ما تندرج تحت مسؤوليات إدارة الموارد البشرية.
- السلامة وإدارة المخاطر: في حالات الطوارئ أو الظروف غير الاعتيادية وحدوث مشاكل خارجية تؤثر على المنشأة سواء كانت هذه الظروف طبيعية كالزلازل والفيضانات أو متعلقة بظروف سياسية أو اقتصادية أو اجتماعية تمر بها البلاد أو الإقليم بصورة عامة، يجب هنا تدخل قسم الموارد البشرية في إدارة الموقف ونشر التوعية خاصة عندما نتحدث عن مخاطر قد تلحق بالموظفين نتيجة تلك الظروف أو غيرها. حتى في الظروف الاعتيادية عند التعامل في بيئات خطيرة مع مواد كيميائية أو مشتعلة يجب توعية الموظفين وتعزيز معرفتهم بقواعد السلامة العامة والمحافظة على صحتهم وأمنهم وسلامتهم.
- التقليل من القضايا القانونية: من وظائف إدارة الموارد البشرية تحديد العقود وضبط العلاقة بين المنشأة والموظف ضمن حدود تضمن حقوق كل من الطرفين وتمنع اعتداء أي طرف على الآخر حسب الأصول القانونية المعمول بها في كل بلد.
- التدريب والتطوير: يعنى هذا القسم بتطوير مهارات الموظفين وتأهيل الجدد منهم وتقويتهم لممارسة المهمات الوظيفية بأفضل كفاءة وجودة.
- تعزيز الموظفين: وهو من أهم أدواء ووظائف قسم إدارة الموارد البشرية حيث أنه يتوجب عليه تعزيز الموظف وتحفيزه ورفع الروح المعنوية لديهم لتشجيعهم كي ينجزوا أكثر وبطريقة منظمة ومريحة وبالتالي تحقيق أهداف المنشأة والمؤسسة وأيضاً تحقيق الرضا الوظيفي والتحفيز للعمال والموظفين ليشعروا بوجودهم في بيئة حاضنة وتستحق بذل الجهد والإخلاص في العمل.
- التوظيف: يهتم قسم إدارة الموارد البشرية بتعيين وتوظيف المتقدمين لملئ الشواغر في المنشأة والشركة، حيث يقومون بدراسة السيرة الذاتية ومدى تطابق المؤهلات مع المتطلبات لكل شاغر وبعدها يتم التواصل مع المتقدم لمقابلته بداية مع أحد ممثلي قسم إدارة الموارد البشرية الذي ينسب المتأهلين للمقابلات التقنية والفنية في الأقسام المعنية بتلك الشواغر المتاحة. لذا يعتبر دوراً بارزاً وأساسياً في اختيار الموظف المثالي للشاغر المتاح.
- تنسيق الاجازات والخصومات: يعنى قسم الموارد البشرية بمنح الاجازات والموافقة عليها أو رفضها كما يتم من خلاله ومن خلال جدول الدوام الخاص بالموظفين تنسيب أمر دفع الرواتب لقسم المالية المعني بصرفها.
- قبول الاستقالات: حيث يتولى قسم إدارة الموارد البشرية مسؤولية استقبال الاستقالات والموافقة عليها وإجراء براءة الذمة للموظف والعامل والتواصل مع وزارة العمل والاهتمام بالجانب الإداري واللوجستي لهذه التفاصيل.
يواجه قسم إدارة الموارد البشرية مجموعة من التحديات والصعاب التي يتوجب عليهم بذل جهد مكثف لاجتيازها والتعامل معها منها: [3]
- اختلاف بيئات الموظفين ومرجعياتهم الاجتماعية والفكرية: ما يستدعي تطوير مهارات التعامل مع كافة أنماط وأطياف المجتمع ودراسة شخصيات الانسان والتعامل مع كل شخصية بأسلوب وطريقة مناسبة لتفادي الصدامات والمشاكل.
- إدارة التغييرات: فعندما تقرر الإدارة العليا إحداث تغييرات معينة في الشركة أو المنشأة فإنه يتوجب على فريق إدارة الموارد البشرية العمل على إيصال هذه التعديلات والتغييرات للموظفين جميعاً والتأكد من فهمهم لتلك المتغيرات وطريقة التعامل معها لتلافي المشاكل وسوء التفاهم.
- قياس مدى فعالية أداء الموظفين: التحدي هنا يكمن عند عدم وجود آلية قياس موحدة وواضحة أو اعتماد آليات ترتكز على الآراء والتقييمات الشخصية وهو ما يسبب مشاكل بين الموظفين أنفسهم.
- الموائمة بين ما تفرضه الإدارة العليا واحتياجات الموظفين: حيث قد تطلب الإدارة زيادة العبء الوظيفي والمهام الموكلة للموظفين ما يشكل حالة إرباك وجهد دون وجود محفز مادي في المقابل ويتوجب على إدارة الموارد البشرية تنظيم وتنسيق الأمر لتنفيذ متطلبات الشركة والمحافظة على الرضا الوظيفي لدى العمال والموظفين.
ترتبط الصلاحيات بالوظائف المطلوب من موظفي إدارة الموارد البشرية القيام بها الا أنه يجب الالتزام بالسلم الوظيفي وعدم تجاوز الإدارات العليا في اتخاذ القرارات. فيجب تحديد صلاحيات الموظف في إدارة الموارد البشرية مسبقاً وقد تختلف من مؤسسة لأخرى أو منشأة لأخرى وهنا يجب أن يكون هناك دليل ووصف وظيفي محدد يتم الاطلاع عليه. [4]
تتوافق صلاحيات العاملين في قسم إدارة الموارد البشرية مع مهامهم لكن في بعض الحالات يجب الرجوع للإدارة العليا خاصة في القرارات الكبيرة المتعلقة بالفصل النهائي لموظف وإنهاء خدماته أو غيرها من القرارات المهمة.
على ضوء ما سبق ذكره في هذه المقالة حول إدارة الموارد البشرية يجب أن يتحلى الموظفون في هذا القسم بعدد من الصفات والمتطلبات منها: [5]
- مهارات تواصل شخصية جيدة ليتم التعامل مع الموظفين باختلاف طباعهم وشخصياتهم.
- معرفة جيدة بالكمبيوتر وأنظمة المعلومات حيث أن معظم الشركات والمنشآت تتجه للمعاملات الرقمية عن طريق الانترنت لإدارة شؤون الموظفين.
- مهارات التعبير والتواصل الشفهي والمكتوب وترتبط بها سلامة اللغة.
- فهم الإحصاءات والنسب والأرقام والتعامل معها بسلاسة.
- مهارات حل المشاكل والخلافات التي قد تنشب بين الموظفين.
- القدرة على تحديد الأهداف وتحقيقها.
- مهارة العمل بروح الفريق.
- متطلبات النزاهة والسرية والإنصاف والعدالة.
- الشهادات الأكاديمية والخبرات السابقة.
- التمكن من لغتين يعتبر شرطاً في كثير من الشركات والمؤسسات والمنشآت.
- مهارة إدارة الوقت.
- مهارة إدارة الفريق.
- الإخلاص والولاء للمؤسسة أو المنشأة والحرص على تطويرها وتحسينها بشكل دائم.
- الابتعاد عن التحيز والعنصرية وبث الكراهية والبغضاء بين الموظفين.
- المعرفة بقوانين العمل والعمال الخاصة بالبلد وقوانين الضمان الاجتماعي والتأمين الصحي وغيره من الأمور المتعلقة بالموظفين وشؤونهم وامتيازاتهم.
- فهم سياسة الشركة والحرص الدائم على الالتزام بها والاستناد اليها عند اتخاذ القرارات.
