استراتيجيات التعامل مع الموظفين وفنون الإدارة

1. التواصل الفعال مع الموظفين: أهم عناصر الاستراتيجية الناجحة للتعامل مع الموظفين أن يكون هناك اتصال فعّال ثنائي الاتجاه بين الإدارة والموظفين، ويجب أن يعمل المدير الحكيم على فتح نوافذ التواصل مع الموظفين بشكل مستقر وأن يطلب التغذية الراجعة لرصد ردود فعل الموظفين وآرائهم وأفكارهم بشكل دائم.
   التواصل الفعال مع الموظفين لا يمنح الإدارة فرصة اكتشاف المواهب والاستفادة من الأفكار المبدعة فحسب، بل يمنح الموظفين أيضاً شعوراً بالرضا والراحة، ويساهم في تجنب وقوع مشاكل كبيرة في العمل، والتعامل مع الأزمات في وقت مبكر.
2. التعزيز الإيجابي: تعزيز السلوكيات الإيجابية للموظفين يساهم في تثبيت الأنماط السلوكية التي تتوافق مع رؤية الإدارة وأهدافها، حيث يجب أن يحدد المدير الناجح آليات تحفيز الموظفين المالية والمعنوية، وطرق توضيح الأنماط السلوكية الإيجابية الجديرة بالإعجاب.
3. التوازن والاتساق: يقوم مبدأ التوازن والاتساق على الموازنة بين النقد والثناء، والموازنة بين الثواب والعقاب، واتساق الأقوال مع الأفعال، فعندما تتمتع الإدارة بالتوازن والاتساق يشعر الموظفون بالثقة والإنصاف، وهي من أهم عوامل الرضا الوظيفي.
4. استراتيجية الإخماد: المقصود بالإخماد هو تتبع العقبات التي تقف في وجه التواصل الفعال بين المدير والموظف والتخلص منها، ورصد الإجراءات التي تعتبر من معوقات الرضا الوظيفي والتعامل معها بما يحقق المصلحة المشتركة.
5. إشراك الموظفين: إعطاء الأوامر أسهل أنماط الإدارة؛ لكنه أقلها فاعلية، حيث تعتبر استراتيجية المشاركة مع الموظفين عاملاً أساسياً في خلق الانتماء للمؤسسة وتحفيز الرضا الوظيفي، كما تفتح مشاركة الموظفين باباً واسعاً أمام استقبال الأفكار المبدعة والمميزة.
6. توضيح الأهداف والحدود: من الأخطاء الشائعة في الإدارة أن يتوقع المدير معرفة الموظفين المسبقة بما يريده أو بما يدور في رأسه، لكن للأسف هذا غالباً غير صحيح، ومن أهم استراتيجيات التعامل مع الموظفين توضيح الأهداف بشكل دقيق في كل مرة والتأكيد عليها، إضافة إلى توضيح الحدود التي تفصل بين المسموح والممنوع، أو المعايير التي يتم على أساسها تقييم سلوك الموظف وأدائه.
7. امنحهم الثقة: لا يمكن أن يقدم الموظفون أداءً جيداً إن لم يشعروا بثقة الإدارة بهم، ومنح الثقة لا يعني إبطال الآليات الرقابية على الموظفين، ولكن يجب أن تكون المراقبة حكيمة ويجب أن يشعر الموظف أنّه موضع ثقة الإدارة في كل وقت، كما يجب أن يعرف الموظف ما الذي يتوقعه المدير منه.
8. الصدق دائماً: الوعود الوهمية التي يطلقها المدير غالباً ما تقود المؤسسة إلى فقدان أهم كوادرها، فالصدق والشفافية تجعل الموظف أكثر انتماءً للمؤسسة واحتراماً لنظام العمل فيها، كما أن الحصول على المعلومات الحقيقية من حقّ الموظف على الإدارة.
9. التعاطف وإظهار الاهتمام: قد يكون المدير مسؤولاً عن عددٍ كبير من الموظفين، لكن من المهم أن يظل على معرفة بظروفهم الخاصة والاستثنائية، كما يجب أن يشعر الموظفون أن صحتهم وسلامتهم وراحتهم في مكان العمل من أولويات الإدارة.
10. الاحتفال بالنجاحات: يهتم المدير الناجح بتكريس نجاحات موظفيه والاحتفال بإنجازاتهم، حتى الإنجازات البسيطة، فالاحتفال بإنجازات الموظفين من الطرق الفعالة للتعزيز الإيجابي وتحفيز الموظفين لمزيد من الإنجاز والإخلاص في عملهم، أو على أقل تقدير الحفاظ على مستوى اهتمامهم بالإنجاز والنجاح.

• إدارة التغيير: مقاومة التغيير عند الموظفين من التحديات الكبيرة التي تواجه كل مدير، لذلك تعتبر إدارة التغيير من الفنون الرئيسية في تعامل المدير مع الموظفين، ويجب على المدير أن يدرك أسباب مقاومة التغيير وكيفية التعامل مع الإجراءات الجديدة أو التغييرات الطارئة، خصوصاً أن مقاومة التغيير لا ترتبط دائماً بطبيعة التغيير نفسه بقدر ارتباطها بالطبيعة الإنسانية.
• إدارة النزاعات بين الموظفين: الاستخفاف بالنزاعات بين الموظفين من سمات الإدارة الفاشلة! على المدير الناجح أن يكون مستعداً لمراقبة المنافسة بين الموظفين وأن يضمن بيئة منافسة شريفة، وأن يكون حاضراً لفض النزاعات وحل المشكلات التي تؤثر على أهداف المؤسسة وعلى رضا الموظفين.
• حل مشاكل الموظفين: اتباع استراتيجية الباب المفتوح في التعامل مع الموظفين من أنجح الخيارات لحل مشاكلهم بطريقة سريعة ومناسبة، فالاستماع للموظف بشكل مباشر وفهم المشكلة التي يعاني منها ومناقشته بطريقة حلها المناسبة؛ يقود إلى تعزيز الثقة والرضا الوظيفي، وزيادة خبرة المدير بحل المشكلات.
• تقييم الأداء: الهدف من تقييم الأداء ليس عقاب الموظف المقصّر! بل يعتبر تقييم الأداء بشكل منتظم الأداة الأكثر فاعلية في تحسين بيئة العمل واكتشاف تأثير التغييرات الجديدة، ووضع الآليات المناسبة لتعزيز سلوك معين أو التخلص من سلوك آخر.
• توزيع المهام: قد يبدو توزيع المهام إجراءً تقنياً يعتمد على كفاءة الموظف ونوع المهمة، لكن في الحقيقة توزيع المهام من الفنون الأساسية في الإدارة ويحتاج إلى الكثير من الحكمة والخبرة، حيث يجب أن يمنح المدير فرص متساوية للموظفين حسب خبرتهم وكفاءتهم، وأن يحقق العدالة في توزيع المهام بما لا يتعارض مع مصلحة المؤسسة.
• تفويض المهام وتحديد المسؤوليات: تقول القاعدة الإدارية الشهيرة "المهام تفوّض لكن المسؤولية لا تفوّض" لذلك لا يكفي أن يقوم المدير بتوزيع وتفويض المهام، بل يجب أن يحدد المسؤوليات بشكل واضح، ويفرّق بين الموظف المسؤول عن مهمة، والموظف المفوّض بأداء المهمة.
• الاجتماعات الضرورية: واحد من أهم فنون تعامل المدير مع الموظفين فن إدارة الاجتماعات، ليس فقط كيفية سير الاجتماع، بل الأهم الحفاظ على هدف الاجتماعات وتجنب الاجتماعات غير الضرورية أو المملة والتي لا تفضي إلى نتيجة، ونعتقد أن كثرة الاجتماعات الرسمية في المؤسسة دون أهداف حقيقية؛ تفقد هذه الاجتماعات معناها.
• العمل من الميدان: يجب أن يبقى المدير على اطلاع دائم بمجريات العمل الميداني، فالعمل من المكتب ليس كافياً لإدارة الموظفين بشكل جيد وفعّال، بل يجب أن يقترب المدير من مسرح العمل الحقيقي ويظل قريباً قدر الممكن.

هناك بعض أنواع الموظفين الذين يصعب التعامل معهم بشكلٍ خاص، وربما أفسدوا على المدير خططه أو أثروا على زملائهم الأفضل، وأبرز أنواع الموظفين السيئين:

1. التعامل مع الموظفين المهملين: الموظف المهمل ليس شخصاً مهملاً بطبيعته فقط، بل هو من يجد فرصة متاحة دائماً ليكون مهملاً، فعندما يواجه الموظفون المهملون عقوباتٍ صارمة ومحددة على الإهمال؛ غالباً ما يجبرون أنفسهم على الانضباط أكثر، كما يعتبر تحميل الموظف المهمل مسؤوليات جديدة تتوافق مع ميوله وخبراته من الوسائل المهمة للتعامل معه وعلاج إهماله.
2. التعامل مع الموظف السلبي: خطورة الموظف السلبي ليست فقط انخفاض دوافع الإنجاز والعمل لديه، بل تأثيره على أداء فريق العمل، ويعتبر التواصل الشخصي مع الموظف السلبي من الحلول الجيدة، كما يمكن منح الموظف السلبي مهمّات فردية مناسبة له، والأهم من ذلك تعزيز ثقة الموظف السلبي بالإدارة وتغذية شعوره أنّه محل للثقة.
3. كيفية التعامل مع الموظف المتذمر: على الرغم أن الموظف المتذمر ليس موظفاً سيئاً دائماً! لكن التذمر قد يكون مزعجاً ومحبطاً في بيئة العمل، وعلى غرار الموظف السلبي يعتبر التواصل المباشر مع الموظف المتذمر من أفضل الحلول، كذلك التعزيز الإيجابي وجعل نتائج العمل ملموسة أكثر قد يخفف من التذمر.
4. التعامل مع الموظف الغاضب: هناك دائماً في كل فريق أو مؤسسة موظف غاضب وعصبي، بعض أنماط العصبية والغضب جديرة بالعقاب الحازم والتوبيخ، لكن من جهة أخرى قد تفكر الإدارة بتأمين بعض وسائل الاسترخاء في المؤسسة وتحسين بيئة العمل لتساعد على الهدوء.
5. التعامل مع الموظف الكسول: هناك أنماط كثيرة للكسل عند الموظفين، أهمها الكسل كصفة شخصية يعاني منها الموظف في حياته عموماً، أو الكسل الوظيفي نتيجة الشعور بالملل وعدم الأهمية، وفي كل حال يجب أن يحدد المدير القدر الأدنى من النشاط المطلوب من الموظف ويدفعه إليه، بمساعدة نظام العقوبات والمكافآت.

اقرأ على حِلّوها أسوأ أنواع الموظفين وكيفية التعامل معهم من خلال النقر هنا.

• كن قدوة جيدة للموظفين: الإدارة مسؤولية ثقيلة وليست مجرد منصب، يحتاج المدير الحكيم لمراقبة سلوكه وطريقة عمله بشكل دقيق لأنه محط الأنظار، ويجب أن يكون القدوة لموظفيه يتعلمون منه معنى الإخلاص في العمل.
• استمع جيداً: يظل التواصل الجيد مع الموظفين هو الأهم في الإدارة الناجحة، والاستماع قد يكون أهم من التوجيه والحديث في كثير من المواقف، لأن الهدف من التواصل هو إكمال الصورة وفهم ما يجري فعلاً.
• ابحث عن الموهوبين: البحث عن الأشخاص المميزين يجب أن يكون أولوية لدى الإدارة، هناك الكثير من استراتيجيات اكتشاف المواهب عند الموظفين، وعلى وجه العموم الموظف المميز والموهوب غالباً ما يكون واضحاً وبارزاً، عندها على الإدارة أن تضمن استثمار هذه الموهبة وتنميتها.
• كن متواضعاً: قد يعتقد البعض أن هيبة المدير تأتي من غروره أو تعامله مع الموظفين من موقعه في كرسيه المرتفع، لكن الحقيقة أن التواضع من أكثر الصفات التي تعجب الموظفين بالمدير، ولا يعني التواضع أن يتعامل المدير مع الموظفين بأخوية شديدة أو يلغي الحواجز معهم، بل أن يتعامل معهم بشكل محترم ومهذب ودون عجرفة وتكبّر.
• احترم الجميع: حتى المخطئ يستحق الاحترام، فاحترام الموظفين لا يتعلق بأدائهم أو طبائعهم أو حتى منفعة المؤسسة منهم، بل هو مبدأ إداري راسخ يجب العمل به دائماً.