كيفية استخدام البلانر أو الأجندة لتنظيم الأهداف والمواعيد
نشعر في بعض الأحيان أن لدنيا أعمال متراكمة وكثيرة وأن الوقت ضيق ولا يكفي لإنجازها أو لا نعلم من أين نبدأ بالعمل، فنحاول البحث عن طرق لنعيد فيها ترتيب يومنا بشكل يسمح لنا بإنجاز هذه المهام بترتيب صحيح وبوقت وجهد أقل، وغالباً ما نستخدم الورقة والقلم لإعادة السيطرة على ساعات يومنا وحياتنا، وهذا ما أدى لنشوء فكرة المنظم أوما يسمى البلانر، فما هو البلانر وكيف يمكن استخدامه؟ هذا ما سنتحدث عنه في هذه المقالة.
البلانر Planner أو الأجندة هو دفتر يساعد على ترتيب الحياة والمهام وتنظيمها وهو أداة شخصية من أدوات تنظيم الوقت التي تعتمد على التدوين من خلال الورقة والقلم، وتهدف إلى توزيع المهام على جداول زمنية يومية أو أسبوعية أو شهرية بترتيب معين يساعد على إنجاز المهام المهمة أولاً وذلك لتحقيق أكبر قدر من الأهداف في وقت أقل، ليس من الضروري أن يكون الهدف كبير أو صعب بل قد يكون بسيطاً كالاستيقاظ في ساعة معينة أو تذكر موعد معين أو شراء شيء ما.
قد يظن البعض أن فكرة البلانر حديثة العهد ولكن هذا الاعتقاد خاطئ فهو يرجع تقريباً لمنتصف القرن التاسع عشر، حيث انتشر بين الطبقة العاملة في أمريكا ولكن كان يأخذ شكل منظم يومي بسيط للتأكد من إنجاز مهام العمل ثم بدأ بالتطور خلال العقدين الماضيين حتى أخذ شكله المطبوع أو الرقمي الحالي. [1]
ويمكن أن يستخدم البلانر من قبل جميع الفئات سواء طلاب المدارس والجامعات أو ربات المنزل أو الفئات العاملة، ويمكن أن يكتب فيه مهام روتينية، أفكار عشوائية، مواعيد محددة، اقتباسات تحفيزية، أرقام هواتف والتواريخ المهمة. [2]
تختلف مكونات وموجودات البلانر فلا يوجد شكل معين ولكن أغلب البلانرات تحتوي على صفحات خاصة بـ: [2]
- تقويم السنة: قد يحتوي البلانر على تقويم السنة الحالية والذي يساعد في معرفة أيام العطل والمواعيد المهمة وأعياد الميلاد الشخصية.
- اهداف السنة: صفحة أهداف السنة عادة ما تكون في أول البلانر بعد التقويم السنوي فهي تساعد على تحديد الأهداف بوضوح وتقسيمها على أيام السنة وضمان إنجازها خلال الفترة الزمنية المحددة.
- التنظيم الشهري: صفحة التنظيم الشهري تكون عبارة عن جدول يحتوي أيام الشهر ومساحة صغيرة لكل يوم، غالباً ما يكتب فيها المواعيد الثابتة وأهداف السنة الموزعة على الشهور.
- التنظيم اليومي: صفحة التنظيم اليومي تأخذ أشكال متعددة فيمكن أن تكون صفحات فارغة يمكن التحكم في تقسيمها بحرية أو قد تقوم على تقسيم اليوم إلى ساعات أو يمكن أن تكون الصفحة مقسمة بشكل أكثر تفصيلاً كأن تحتوي على قسم للمهام وقسم للمشتريات اليومية وقسم لأكلات اليوم لتتبع الغذاء الصحي وقسم للمواعيد المهمة وهكذا.
- تنظيم المواعيد: غالباً ما يحتوي البلانر على صفحة خاصة بالمواعيد، وذلك للتأكد من عدم تفويت أي موعد مهم.
- قائمة التسوق: يمكن أن تكون قائمة التسوق محددة في صفحات خاصة بالبلانر أو قد تكون موجودة كجزء من صفحة التخطيط اليومي.
- تتبع العادات: غالباً ما تحتوي البلانرات على جدول لتتبع العادات يقوم على تحديد عادة جديدة تحتاج لاكتسابها أو عادات سيئة تحتاج للتخلص منها وتتبع مدى إلزامك بهذه العادات لمدة 30 يوم على الأقل لاكتسابها أو التخلص منها بشكل نهائي.
- تتبع الميزانية: بعض البلانرات تحتوي على صفحة لتتبع الميزانية وتساعد على معرفة ما تم صرفه خلال الشهر وعلى ماذا تم الصرف وتحفز على القيام بالادخار.
كما ذكرنا البلانر يستخدم بصورة أساسية للتخطيط للأهداف ولتحديد المواعيد وتذكرها ولإنجاز المهام اليومية الروتينية، بالإضافة لبعض الأشياء التي يمكن إدخالها للبلانر كمتتبع العادات ومتتبع الميزانية مثلاً، وهنا سنوضح طريقة استخدام البلانر الشامل الذي يحتوي على مخطط يومي وأسبوعي وشهري وسنوي: [6]
- صفحة أهداف السنة: نبدأ بما يسمى التخطيط السنوي من خلال وضع أهداف السنة بشكل عام، مثلاً تعلم لغة جديدة أو شراء سيارة ثم تقسيم هذه الأهداف إلى مهام صغيرة توزع على أشهر السنة.
- صفحات الجداول الشهرية: في الجدول الشهري يتم كتابة الخطوات الصغيرة للهدف السنوي، بالإضافة لكتابة أهم المناسبات والأعياد والمواعيد التي ترغب في تذكرها.
- صفحات البلانر الأسبوعي: يتم الكتابة فيها بداية كل أسبوع، يكتب فيها الروتين اليومي والأعمال المهمة الأسبوعية بحيث تكفي نظرة على المخطط لمعرفة الأعمال التي سيتم إنجازها خلال هذا الأسبوع.
- صفحات البلانر اليومي: يكتب فيها بشكل يومي من خلال النظر إلى المخطط الأسبوعي ثم تفريغ مهام اليوم في المخطط اليومي بشكل مرتب حسب الأولوية ومراجعة ما تم إنجازه وترحيل ما تم تأجيله إلى موعد اّخر.
- جدول متابعة العادات: فيتم كتابة العادات التي تريد اكتسابها أو التخلص منها في الجدول ومتابعة تحقيقها يومياً، عند الإنجاز يتم وضع إشارة في جدول تدل على أنه تم القيام بهذه العادة أو تم الامتناع عنها.
- الصفحات الفارغة: غالباً ما يحتوي البلانر على صفحات فارغة وتستخدم ك Brain Dump أو العصف الذهني بمعنى أنه يكتب فيها كل ما يخطر في عقلك بشكل عشوائي دون حاجة لأن تكون هذه الأفكار مترابطة من مشاريع أو أهداف أو مهام أو أكلات تريد تجربتها أو أشياء ترغب بشرائها، ثم بعد الانتهاء يمكن توزيعها على جداولك الأسبوعية أو الشهرية، يفضل القيام بذلك قبل النوم أو بعد الاستيقاظ مباشرة حيث يكون الدماغ في حالة من الهدوء والاسترخاء مما يساعد على تدفق الأفكار.
تكمن أهمية البلانر بأنه يساعدنا بدرجة كبيرة على تنظيم الوقت للأعمال اليومية والمهام الأسبوعية، ونذكر من فوائده: [3]
- ترتيب الفوضى: يساعد البلانر في ترتيب المهام المبعثرة التي لا يوجد لها وقت محدد لإنجازها، فمن خلال البلانر يمكن توزيع المهام بالترتيب الصحيح الذي يضمن إنجازها على أكمل وجه.
- عدم الاعتماد على الذاكرة: أغلب المواعيد والمهام الضرورية التي نحتاج إلى تذكرها بدون أن ندونها يمكن نسيانها، لذلك فكتابة هذه المهام يساعد في ضمان إنجازها في موعدها.
- الإنجاز بوقت أقل: يساعد البلانر على سرعة إنجاز المهام فهو يقوم على فكرة التحدي والتسابق مع الوقت لإنجاز المهمة في موعدها المحدد، مما يوفر وقت أكبر لإنجاز المهمة التالية.
- علاج لمشكلة التسويف: غالباً ما تنشأ مشكلة التسويف أو تأجيل المهام بسبب عدم القدرة على القيام بالخطوة الأولى أو بمعنى اّخر الحيرة من أين يمكن أن نبدأ، واستخدام البلانر يساعد على التخلص من هذه المشكلة لأن المهام تكون موزعة بشكل مسبق مما يحل مشكلة التسويف.
- تحقيق الأهداف: المهمة الأساسية للبلانر هي المساعدة على تحقيق الأهداف من خلال إيجاد الوقت المناسب للإنجاز بالإضافة إلى تقسيم الأهداف الكبيرة إلى خطوات صغيرة موزعة على جدول زمني مما يساعد على تحقيق هذا الهدف بأقل جهد وأقل وقت.
- تنظيم الوقت: يعتبر البلانر أداة لتنظيم الوقت وهي أداة مطورة عن التخطيط بالورقة والقلم فلكل مهمة وموعد وقت محدد.
- التقليل من التوتر: غالباً ما نشعر بالتوتر والإحباط نتيجة جدول الأعمال المزحم، لذلك يساعد البلانر في التقليل من ضغط المهام وتوزيعها على الأيام والساعات بشكل مريح مما يقلل من التوتر.
أدى انتشار ثقافة التخطيط والأجندات في العالم إلى ظهور أشكال وأنواع من البلانر لتناسب كافة احتياجات الفئات التي تستخدمه ومنها: [4]
- البلانر الورقي المقسم: وهو بلانر يمكن شرائه جاهزاً من المكتبات ويكون مطبوعاً ويحتوي على جداول جاهزة لملئها بالمواعيد والمهام، وغالباً ما تحتوي على تفاصيل أخرى كمتتبع العادات والميزانية ومتتبع أسلوب الحياة الصحي وتفاصيل أخرى.
- البلانر الرقمي: بعد انتشار فكرة البلانر الورقي بشكل كبير ظهرت في الفترة الأخيرة فكرة البلانر الرقمي، حيث ظهرت العديد من البرامج التي تؤدي نفس وظيفة البلانر والتي يمكن تحميلها من على الانترنت على الموبايل مما أدى إلى التخلص من مشكلة حمل البلانر الورقي.
- البوليت جورنال Bullet Journal: البوليت جورنال هو نوع من البلانر والذي تكون صفحاته مسطرة بشكل منقط دون أن يحتوي أي كتابة أو طباعة مما يعطي الشخص حرية واسعة للتخطيط فيه وتقسيمه حسب الحاجة ويمكن شراءه جاهزاً أو صنعه باستخدام دفتر عادي.
- بلانر يومي أو أسبوعي أو شهري: قد يحتوي البلانر على صفحات للتخطيط اليومي والأسبوعي والشهري، كما يمكن أن يكون البلانر يومي فقط أو أسبوعي فقط أو شهري، ولكل نوع منهم إيجابيات وسلبيات تختلف بحسب الحاجة التي يستخدم من أجلها البلانر.
سواءً كنت تريد استخدام البلانر الورقي أو الرقمي فيجب معرفة النوع الأنسب لك واستخدامه بشكل يضمن تحقيق أهدافك ومهامك بفاعلية أكبر، وهنا سنقدم لك إيجابيات وسلبيات كل نوع من البلانرات التي يمكن أن تساعدك في الاختيار: [5]
- البلانر اليومي: من أهم ميزات البلانر اليومي أنه يوفر مساحة كبيرة للكتابة والتدوين ويمكن استخدامه لتفاصيل أخرى كمتتبع للعادات مثلاً، ولكن مشكلته بحجمه الكبير غالباً ما يعتبر البلانر اليومي مناسب لأصحاب المهام الكثيرة الذين يكون يومهم مزدحم بالمهام مثل المرأة العاملة التي لديها أطفال.
- البلانر الأسبوعي: الغرض الأساسي للبلانر الأسبوعي هو الحصول على فكرة واضحة عما يحدث خلال الأسبوع، البلانر الأسبوعي أخف وزن مما يسهل حمله طوال الوقت وسلبياته هو المساحة الصغيرة والمحدودة للكتابة، مناسب جداً للطلاب أو الأشخاص الذين ليس لديهم مهام كثيرة.
- البلانر الشهري: هو عبارة عن تقويم خاص بكل شهر بشكل، جدول بأيام الشهر وعادة ما يكون هناك مساحة في كل خانة لكل يوم للكتابة بالإضافة إلى زاوية خاصة بالملاحظات أو تذكيرات إضافية، من إيجابياته أنه صغير سهل الحمل ولكن لا يمكن كتابة التفاصيل فيه بسبب مساحته الصغيرة، وهي مناسبة للأشخاص الذين يحتاجون إلى أجندة مواعيد فقط.
