تعريف البيروقراطية وتأثيرها على بيئة العمل

البيروقراطية Bureaucracy هي نظام إدارة، قد يشير إلى هيكل حكومي أو شركة أو مؤسسة، يعتمد على تقسيم التسلسل الإداري بشكل هرمي يعطي الأولوية لتحديد الصلاحيات والسلطة في المؤسسة، وطريقة أداء المهام وفق ترتيب متسلسل وجامد، وغالباً ما يكون التسلسل في البيروقراطية أكثر أهمية من سرعة الأداء أو كفاءته.

يتم تعريف هذا النظام من خلال أربع ميزات محددة هي: [1]

• تسلسل هرمي واضح يحدد من لديه السلطة ومقدارها.
• يخلق تقسيماً صارماً للعمل الذي يجب أن يكون كاملاً.
• لديه سياسات وإجراءات (أو قواعد وقوانين) غير مرنة وتضع عواقب لأولئك الذين لا يتبعون الإجراءات أو القوانين.
• يقوم نظام البيروقراطية على العلاقات غير الشخصية.

للبيروقراطية خصائص سنتعرف عليها فيما يلي: [2]

1. تقسيم العمل: في النظام البيروقراطي يتم تقسيم العمل إلى أدوار وأقسام مختلفة مترابطة مع بعضها البعض، ولكل دور وقسم مسؤولية ومهام محددة.
2. التسلسل الهرمي للسلطة: تمتاز البيروقراطية بأنها توزع المهام والمسؤوليات بشكل هرمي بحيث تتسع مسؤوليات الأفراد كلما تقدموا في التسلسل الهرمي للوظيفية أو للسلطة.
3. القيادة والسيطرة: للبيروقراطية خطوط قيادة وسيطرة واضحة. يتم تنظيم السلطة البيروقراطية بشكل هرمي، بحيث تكون المسؤولية متركزة في رأس الهرم الذي يفوض جزء من هذه المسؤولية لمن هو أقل منه.
4. الاستمرارية: تتطلب السلطة القانونية العقلانية قواعد وإجراءات موحدة للوثائق المكتوبة وتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوس وبين المرؤوسين، الاستمرارية وهي أمر حيوي لقدرة المنظمة على الاحتفاظ بهويتها وحتى ثقافتها.
5. المهنية والاحتراف: يتطلب إضفاء الطابع المهني على الإدارة، وجود فريق من المسؤولين بدوام كامل ينصب اهتمامهم حصرياً على مسؤولياتهم الإدارية. والاحتراف يزيد الخبرة والاستمرارية داخل المنظمة، فحتى عندما تكون المنظمات بلا قيادة مؤقتاً أو تعاني من اضطرابات في مناصبها القيادية العليا، فإن الكادر المهني يساعد في الحفاظ على التوازن التنظيمي.
6. القواعد: هي شريان الحياة للتنظيم البيروقراطي، وتوفر أساساً منطقياً ومستمراً للإجراءات وتنظم علاقات العمل، وتكمن أهمية القواعد في أنها تضمن ألا تكون القرارات تعسفية.

توجد عدة أسباب تقف وراء ظهور البيروقراطية إليك أبرزها: [3]

• ظهور الاقتصاد النقدي: والحاجة إلى تقسيم العمل سيما بعد أن أصبح العمل مقابل أجر نقدي وليس واجباً يؤديه الفرد لأقاربه .
• الغزو العسكري: وكذلك الدفاع ضد المعتدين، بالتالي الحاجة إلى تنظيم القوات المسلحة وفق نظام الإدارة البيروقراطية.
• ظهور الرأسمالية: وتعدد الشركات حيث باتت تتنافس فيما بينها مما ولد الحاجة لوجود إدارة بيروقراطية لكل منها.
• البيروقراطية الدينية: هو الدافع وراء تطور البيروقراطيات، فعلى سبيل المثال، شجع تنظيم الكنيسة الكاثوليكية، الذي سعى إلى توسيع نفوذها ليشمل جماهير أكبر وأكبر، إنشاء بيروقراطيات الكنيسة.
• النمو السكاني الكبير: والحاجة لمعرفة حجم السكان وحاجاتهم ومتطلباتهم من السلع والخدمات مما ولد الحاجة للبيروقراطية.

لكل شيء في الحياة سلبياته وإيجابياته، وهذا الأمر ينطبق على البيروقراطية، وسنذكر  فيما يلي إيجابيات البيروقراطية: [1]

1. بيئة مناسبة للإبداع: غالباً ما يتمتع الأشخاص الذين يعملون داخل بيروقراطية بمستوى تعليمي أعلى من عامة الناس، ولديهم قدر أكبر من التوجيه الذاتي، وأكثر انفتاحاً، ويتبنون إبداعهم بطرق تعزز الصالح العام مقارنة بغير البيروقراطيين.
2. توفر الأمن الوظيفي: إذا التزم العامل بالقواعد واللوائح التي تحكم منصبه، فسيتم منحه مزايا محددة وراتباً ثابتاً يتيح له عيش نمط الحياة الذي يريده، وستوفر له التأمين الصحي و الإجازة وراتب تقاعدي.
3. البيروقراطية لا تشجع المحاباة: تخلق الطبيعة غير الشخصية للعلاقات التي يتم تشكيلها مزايا فريدة، من أهمها المساواة حيث لا تؤثر الصداقات على النتائج.
4. تركز السلطة: تحدد البيروقراطية أدواراً وواجبات محددة، مما يسمح للناس بوضع قواعد محددة للإنتاجية. تسمح هذه القواعد للمديرين بالإشراف على الإنتاج بثقة لأنه تم تحديد كل إجراء.
5. تشجع البيروقراطية على التخصص: لأن الكفاءة هي المحور الأساسي للبيروقراطية، هناك تشجيع على المستوى المجتمعي لمتابعة التخصص في مجال معين للوصول إلى أعلى منصب ممكن ضمن هذا التخصص لخلق أفضل نتيجة شخصية ممكنة.
6. تنشئ أفضل القواعد: يمكن أن يؤدي إنشاء القواعد واللوائح إلى توفير الوقت والمال عند اتباعها حرفياً.
7. تخلق القدرة على التنبؤ: في البيروقراطية يتم تحديد الهدف الأساسي الذي يجب تحقيقه. ثم يتم وضع القواعد واللوائح بحيث يمكن للأشخاص داخل هذا الهيكل العمل لتحقيق هذا الهدف، بالتالي فالإرشادات المتضمنة في هذا الهيكل تجعل النتائج المستقبلية أكثر قابلية للتنبؤ مما لو لم تكن الهياكل موجودة.
8. توفر البيروقراطية الأساس لقابلية التوسع: تخلق الكفاءات إمكانية زيادة الإنتاجية لكل عامل. تسمح القواعد واللوائح للعديد من العمال بالعمل بنفس الطريقة، مما يزيد الإنتاجية بشكل أكبر. هذه هي الطريقة التي تشجع بها البيروقراطية العمل ضمن اقتصاد الكم.
9. تشجع الاندماج بسرعة وسهولة: بسبب الطبيعة الآلية للبيروقراطية، يمكن بسهولة دمج المنظمات أو الهياكل الحكومية التي لديها سياسات وإجراءات متشابهة.
10. من السهل أن تنسجم مع البيروقراطية: نظراً لأن الهياكل البيروقراطية مألوفة لكثير من الناس، فمن السهل على شخص ما أن يجد دوره فيها، حتى لو كان جديداً. توفر القواعد واللوائح تعليمات واضحة لواجبات الوظيفة والتوقعات. إن البيروقراطية تخلق عالماً حيث يمكن لأي شخص أن يبدأ فيه بزيادة إنتاجيته.

تنطوي البيروقراطية على عيوب وسلبيات عديدة إليك أبرزها: [1]

1. عدم التركيز على خلق كفاءات إضافية: ضمن الهياكل الهرمية للبيروقراطية، يتم ترقية العمال باستمرار حتى يصلوا إلى موقع يكونون فيه غير أكفاء في البداية، هذا يعني أن البيروقراطية تستمر في العمل فقط لأن هناك موظفين أكفاء يحاولون الوصول إلى مناصب تتمتع بسلطة أكبر.
2. تعزز بنية لا تخلق إنتاجية حقيقية: تخلق البيروقراطية العديد من القواعد والقوانين التي يجب على الجميع اتباعها. تكمن المشكلة في أنه يمكن إضافة قواعد وقوانين إضافية في أي وقت تقريباً، مما يزيد أعباء العمل.
3. النفقات تملي الإجراءات: دورة الميزانية للهيكل البيروقراطي هي حدث سنوي، المال متاح للدورة الحالية فقط، إذا لم يتم استخدامه فلن يتم احتساب النفقات في دورة الميزانية التالية. يؤدي هذا إلى إنشاء سياسة ينفق فيها الأفراد والأقسام.. الأموال، حتى يتمكنوا من الحصول عليها في الميزانية التالية. إنه حافز لإهدار المال عن طريق إنفاقه على أشياء لا داعي لها حتى يمكن ضمان زيادة الميزانية.
4. تسبب الملل: قد يسعى العمال للحصول على ترقيات قائمة على الجدارة بناءً على كفاءاتهم، ولكن لا يوجد ضمان بأن التقدم سيحدث على الفور، مما يسبب الملل.
5. هناك حرية أقل للعمل داخل البيروقراطية: لأن القواعد والقوانين تحكم تصرفات العامل، داخل البيروقراطية  تقل حرية التصرف أو اتخاذ قرارات مستقلة، فإذا خرج العامل عن القواعد دون إذن، حتى لو كان هذا هو الشيء الصحيح.. سيعاقب مثل إنهاء العمل أو حتى السجن.
6. احتمال عدم الكفاءة مرتفع مثل إمكانية الكفاءة: العديد من البيروقراطيات لديها هياكل حيث يتقاضى العمال رواتب ثابتة. يتم منحهم مزايا ثابتة، قد تخلق المؤهلات والمزايا منافسة عامة أقل على المناصب المفتوحة، ولكن بمجرد شغل هذه الوظائف، يمكن أن يشعر العامل بأنه في طريق مسدود.
7. من الصعب الحفاظ على معنويات عالية: تشجع البيروقراطية الثناء بسبب الطريقة التي يتم بها إنجاز المهمة بدلاً من جودة الإنجاز. هذا يسبب تدني المعنويات لأن أهداف الفرد تصبح أولوية أعلى من أهداف الهيكل البيروقراطي.
8. تقلل من فرصة التكيف بسرعة مع الظروف المتغيرة: نظراً لأن البيروقراطية تعتمد بشدة على القواعد واللوائح، فقد يكون من الصعب إجراء تغييرات على الأعمال التجارية أو المشهد الحكومي الدولي. يستغرق الأمر وقتاً حتى تقوم البيروقراطية بصياغة قواعد وأنظمة جديدة للبيئات الجديدة التي تطورت.
9. تخلق فجوات هائلة في الأجور: على الرغم من أن كل عامل، من أعلى سلسلة القيادة إلى أسفلها، يعتبر عضواً متساوياً في الفريق، إلا أن الأجر المتساوي غير متوفر. عادة ما يحصل الأشخاص الأعلى في التسلسل القيادي على رواتب أعلى.
10. من الصعب تغير أوجه القصور: قد تكون العملية التي كانت فعالة قبل 5 سنوات غير فعالة اليوم. لا تكافح البيروقراطية من أجل التغيير عندما تتطور الأسواق فحسب، بل يتسبب الهيكل أيضاً في حدوث تأخيرات عند تطوير أفضل الممارسات الجديدة.

يمكنك حل مشكلة البيروقراطية إذا كنت صاحب قرار في مؤسسة أو شركة من خلال ما يلي: [4]

1. اعرف ما تريد إنجازه: ابحث عن أقصر طريق للوصول إلى هدفك، بدلاً من تعقيد الأمور. تخيل النتيجة المرجوة، وركز على ذلك.
2. اعرف أولوياتك: ضع في اعتبارك أهم عمل تقوم به شركتك أو مؤسستك. يكاد يكون من المؤكد أنها ليست أوراقاً أو اجتماعات (مع بعض الاستثناءات، ربما). بالطبع.. إذا كنت ستعقد اجتماعاً مع عميل محتمل من أجل تسجيله، فمن المحتمل أن تكون هذه أولوية. ولكن بالنسبة للعديد من الموظفين، سيكون العمل الحقيقي شيئاً آخر: مثل: كتابة التعليمات البرمجية، وكتابة المقالات، والتصميم.
3. إلغاء المعاملات الورقية كلما أمكن ذلك واعتماد الأتمتة: كم عدد النماذج التي تمتلكها شركتك؟ هل يمكن استخدام برنامج كمبيوتر بسيط أو نموذج عبر الإنترنت، غالباً ما يؤدي استخدام برنامج كمبيوتر (عبر الإنترنت أو بدون اتصال) إلى أتمتة الأشياء بحيث لا تكون هناك حاجة إلى المعاملات الورقية.
4. الحد من الروتين: هل هناك خطوات وموافقات وأعمال يجب على الناس القيام بها ويمكن إلغاؤها تماماً؟ ترقب هذه العمليات وتخلص منها قدر الإمكان.
5. تمكين الناس: غالباً ما يكون المدير متمسك بصلاحياته ويريد أن يطلع على كل شيء ويوافق عليه، الأفضل: إعطاء الأشخاص تعليمات واضحة حول كيفية التعامل مع الأمور ومتى يُسمح بالموافقة، والسماح لهم بالتعامل معها.
   راقب الأشياء عن كثب في البداية للتأكد من أنهم يعرفون كيفية اتباع التعليمات، ثم امنحهم مساحة أكبر للعمل بشكل مستقل. تأكد من أن التعليمات تتضمن الظروف التي يحتاجون فيها إلى تنبيهك إلى أي مشاكل كبيرة.
6. لا تؤجل القرارات: عندما يكون القرار مطلوباً، حاول أن تتخذه بسرعة، بعد التأكد من حصولك على جميع المعلومات الضرورية، كلما تأخر القرار ازدادت المشاكل سوءاً.
7. جهّز المعلومات التي تحتاجها: احصل على المعلومات التي تحتاجها حتى تتمكن من اتخاذ القرار على الفور.
8. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد: من الضروري أن تقوم بأعمالك تباعاً ولا تجعلها تتراكم.
9. ابحث عن الأشخاص العمليين: فهم سينجزون الأشياء بشكل أكثر فعالية.. وزع المهام عليهم.
10. المكافأة: كافئ أعضاء الفريق على الإجراءات المتخذة. يمكن أن تكون المكافآت بسيطة مثل الثناء أو كبيرة مثل الترقية أو المكافأة للموظفين الأكثر تركيزاً على العمل.

قد تكون البيروقراطية بيئة عمل جيدة إذا ركزت على ميزاتها وحاولت اتباع الحلول التي ذكرناها للتقليل من عيوبها وبذلك تكون قد عززت الإيجابيات وتلافيت السلبيات.