ما هي رسالة التغطية وكيف تكتب خطاب التغطية؟

رسالة التغطية Cover letter هي رسالة من صفحة واحدة على الأكثر يتم إرسالها مع طلب التوظيف بلمستك الشخصية، وهي تقدم معلومات للمسؤول عن التوظيف حول أهم مؤهلاتك الموجودة أو غير الموجودة في سيرتك الذاتية بشيء من التفصيل وسبب اهتمامك بهذه الوظيفة واضحة ومختصرة ورسمية لتتميز عن باقي المتقدمين بطلب الوظيفة. [1،2]
يتضمن نموذج رسالة التغطية عادةً مقدمة موجزة يليها عرض مفصّل للمهارات وأسباب الاهتمام بالوظيفة من فقرتين على الأقل، ويتم اختتام خطاب التغطية بدعوة العمل Call to action والتي تتضمن تذكيراً سريعاً بأهم ما يكمن أن تقدمه للمؤسسة، ودعوة للاتصال بك.

هناك الكثير من المتقدمين للوظائف يجهلون كيفية كتابة خطاب التغطية؛ فتراهم يعيدون المعلومات الموجودة في سيرتهم الذاتية بشكل مختصر، أو ينسون تضمين أمور مهمة فيها كمعلومات الاتصال مثلاً... فكيف تكتب رسالة تغطية مميزة؟

1. استخدم لغة رسمية في أغلب رسائل التغطية: ويفضل أن تكتب باللغة الانجليزية، إلا إن كنت تعلم أن الشركة تفضل استخدام العربية إما لعدم اهتمامهم بالانجليزية أو لأن الوظيفة نفسها تتطلب أن تكون قوياً في اللغة العربية أو لأن إعلان التوظيف مكتوب باللغة العربية أصلاً. ويمكنك استخدام لغة غير رسمية نوعاً ما إن كنت تعلم أن هذا الأمر مقبول في المؤسسة.
2. خاطب المسؤول عن التوظيف مباشرة: فبدلاً من كتابة "إلى من يهمه الأمر" ابذل جهداً في البحث عن المسؤول عن التوظيف لهذه الوظيفة بالذات، يمكنك ذلك من خلال قراءة نص إعلان التوظيف جيداً والإيميل المرفق، أو من خلال سؤال أشخاص يعملون في الشركة او يعرفونها، أو قد تجد على موقع الشركة الرسمي على الإترنت اسم مسؤول قسم HR أو المدير المسؤول... فهذا يجعل الذي يقرأ الرسالة يعرف أنك قد بذلت مجهوداً للعثور على اسمه، كما يضيف للرسالة نكهة شخصية؛ فيؤثر عليه إيجابياً أثناء قراءتها، وإن لم تجد اسمه فوجه رسالتك للقسم المسؤول مثل قسم شؤون الموظفين.
3. لا تعتمد رسالة تغطية واحدة لجميع طلبات التوظيف التي تتقدم لها: فهذا خطأ شائع يقوم به بعض المتقدمون للوظائف، فيجب عليك تصميم رسالة غلاف خاصة بكل طلب توظيف تتقدم له بما يتناسب مع متطلبات الوظيفة وطبيعة المؤسسة.
4. اقرأ الوصف الوظيفي للوظيفة المطلوبة جيداً: فعندما تقرأه ستعرف ما هي متطلبات الوظيفة المطلوبة، عندها اكتب أنك تمتلك هذه المؤهلات بشيء من التفصيل؛ فمثلاً إن كانت الوظيفة تتطلب مهارات قيادية فيمكنك أن تذكر أنك كنت قائداً لفريق قد حقق نجاحات عديدة في وظيفتك السابقة، أو أنه تم اختيارك لتكون مسؤولاً عن مهمة ما في مؤسستك القديمة بالرغم من قلة سنوات خبرتك.
5. بيّن اهتمامك بالوظيفة وشغفك للحصول عليها: فمسؤولو التوظيف يحرصون على توظيف أشخاص يحبون عملهم ويجدون أنه يلبي اهتماماتهم وتطلعاتهم حتى يضمنوا توظيف موظفين جدد أكفاء مخلصين لعملهم ولديهم دافعية ذاتية للعمل.
6. قم بذكر معلومات غير موجودة في سيرتك الذاتية: فتتبع معظم السير الذاتية نمط وتنسيق معين لا يسمح بذكر بعض المعلومات التي قد تكون مهمة جداً لمسؤول التوظيف؛ كأسباب التقدم لهذه الوظيفة بالذات، أو أن تذكر لهم أنك قد أنقذت مؤسسة ما من الخسارة بوضع خطة تعافي مالية.
7. فصّل بعض مؤهلاتك وإنجازاتك: فتحدث عن أهم ما ورد في سيرتك الذاتية بشيء من التفصيل؛ كأن تذكر قصة إنجازك أو أن تذكر أنه تم ترشيحك لأخذ دورة معينة من بين عدد كبير من الموظفين... لكن تذكر أن تبتعد عن المبالغة والاستعراض.
8. لتكن رسالتك إيجابية ومختصرة: فيجب ألا تزيد رسالة التغطية عن أكثر من صفحة واحدة، وأن تكون لغتها إيجابية بعيدة كل البعد عن ذم مؤسستك السابقة مثلاً.
9. اذكر أسهل طرق الاتصال بك: كرقم هاتفك المباشر وبريدك الإلكتروني؛ فهناك الكثير من المسؤولين يعتمدون عليها كلياً بدلاً من فتح السيرة الذاتية للبحث عن معلومات الاتصال بك إن كانوا يودون مقابلتك.
10. لا تنس الخاتمة: فيجب أن تتضمن خاتمة تذكر فيها أنك تنتظر الرد من المؤسسة في أقرب وقت، وأنك ستكون سعيد لو تم اختيارك لهذه الوظيفة، وأن تنهي بجملة مثل "تقبلوا فائق الاحترام" واسمك وتوقيعك وتاريخ الإرسال.

قد يرى البعض أن إرسال السيرة الذاتية كافٍ للتقدم لوظيفة معينة، لكن... تذكر -عزيزي القارئ- أن هناك الكثير من طلبات التوظيف التي ترسل للمؤسسة لشغل الشاغر الذي تود التقدم له، وعليك أن تكون مميزاً بطلبك، تتلخص أهمية رسالة التغطية بالنقاط التالية:

• هي فرصتك للتميز عن باقي المتقدمين للوظيفة والتسويق لنفسك: فحتى لا تضيع سيرتك الذاتية في الزحام، عليك أن تكون مميزاً وأن تضمن قراءة المسؤول لطلبك بشكل سهل ومختصر قبل أن يفتح سيرتك الذاتية المرفقة، فقد يتكاسل الكثير من الرؤساء بفتح السير الذاتية لكل المتقدمين، فيفضلون أن يجدوا نبذة مختصرة عنك تعكس سيرتك الذاتية وأهم ما فيها.
• لأنها فرصتك لإظهار شغفك: فيؤمن الرؤساء غالباً بأن الشخص سيبدع لو أتيحت له الفرصة لعمل ما يحب.
• لأنها تعطي الرئيس انطباعاً أولياً عنك: فتعبر عن شخصيتك وتختصر له مؤهلاتك وإنجازاتك قبل أن يبدأ بالاطلاع على سيرتك الذاتية.
• لذكر أمور مهمة غير موجود في سيرتك الذاتية: فقد تكون قد تركت عملك السابق بعد أقل من عام فيها بسبب أمر طارئ كتوقف الشركة عن العمل مثلاً أو رغبتك باللحاق بوظيفة أحلامك.
• بناء علاقة مع مسؤول التوظيف: فعندما توجه رسالتك له شخصياً، وتطلعه على تفاصيل دقيقة وربما تقص له قصة حصلت معك تخص الوظيفة سيشعر بقربك منه، وهذا أمر ضروري في بناء علاقة إيجابية مسبقة معه، مما يؤثر في أمر التوظيف.
• لتسليط الضوء على إنجازاتك: فقد تكون لديك إنجازات مهمة تحب أن يعرفها المسؤول عنك قبل أي شيء آخر لزيادة فرصتك في الحصول على الوظيفة. [1،3]

هناك حالات معينة تتطلب من مقدمي طلبات التوظيف وجوب إرفاق رسالة تغطية مع سيرهم الذاتية منها: [1،3،4]

• طلب خطاب تغطية: حيث يطلب نص إعلان التوظيف بشكل صريح وجوب إرفاق السيرة الذاتية مع خطاب التغطية.
• إذا كان المنصب رفيعاً: فتتطلب بعض المناصب الرفيعة والحساسة رسالة تغطية تعطي الرئيس معلومات وافية عنك.
• إذا كنت تعرف أن هناك الكثير من طلبات التوظيف: فحتى لا تضيع سيرتك الذاتية وطلب توظيفك في الزحام عليك أن تميزه برسالة تغطية.
• إن كان لديك ما تذكره في الرسالة: فقد يكون لديك إنجاز مهم لتذكره،أو إن كنت تعرف هذه المؤسسة مسبقاً ولديك حلم لتكون أحد العاملين فيها فعلاً، أو إن كان هناك بعض الأمور التي تحتاج منك لتوضيح في سيرتك الذاتية كوجود فجوة زمنية بين الوظائف التي شغلتها، أو إمكانية انتقالك لمكان العمل إن كان مكانه بعيداً عن مكان سكنك.
• إن كان لديك علاقة شخصية مع المسؤول: فإن كنت تعرف الشخص الذي تتقدم إليه بالطلب أو أحد المسؤولين في المؤسسة، فرسالة التغطية هي المكان الأنسب لذكر هذا.
• إن كانت الوظيفة لا تتطابق مع خبراتك السابقة أو مؤهلاتك: فقد تتقدم لوظيفة بعيدة كل البعد عن مجالك، ولكنك مستعد أن تبدع فيها إما لشغفك في هذا المجال أو لرغبتك بتغيير مسارك الوظيفي.

بالرغم من أهمية رسالة التغطية وخاصة في زمننا الحالي، إلا أن هناك حالات تستدعي عدم كتابتها... مثل:

• عندما يطلب منك صراحة أن ترفق السيرة الذاتية فقط: فهناك مؤسسات تود البحث عن أمور معينة موجودة في السيرة الذاتية فقط، دون أن ترغب في الخوض بتفاصيل أخرى.
• عندما يطلب منك تعبئة نموذج توظيف: فقد تطلب منك المؤسسة تعبئة نموذج تفصيل محدد رغبة منها بعدم الخوض في تفاصيل أخرى.
• إن كانت رسالة التغطية الخاصة بك ضعيفة: كأن تكون مليئة بالأخطاء الإملائية أو النحوية، أو أنه ليس هناك أمراً مهماً لذكره فيها.
• إن كانت رسالة التغطية أمراً اختيارياً: فقد لا تطلب المؤسسة رسالة تغطية أو لا تأتي بسيرتها أصلاً في إعلان التوظيف فتترك الخيار لك... في هذه الحالة يمكنك تخطيها، مع أن الأفضل أن تكتبه لتستفيد من ميزاته وتزيد من فرصتك في الحصول على الوظيفة.

نتمنى أن تكون قد استفدت من هذا المقال، وأن تهتم أكثر برسالة التغطية عندما تتقدم لوظيفة ما مستقبلاً، كما نتمنى لك التوفيق في حياتك المهنية، ويسعدنا أن تشاركنا أي اقتراحات لمواضيع تحب الحصول على معلومات بشأنها عن طريق هذا الرابط