وظيفة إدخال البيانات ومسؤوليات مدخل البيانات

وظيفة إدخال البيانات أو مدخل البيانات هي وظيفة مكتبية يتم العمل فيها على إدخال المعلومات أو تحديثها في قواعد البيانات في نظام الشركة المحوسب، ومُدخِل البيانات الذي يسمى "Data Entry" هو الشخص المسؤول عن تعبئة البيانات وتنظيمها والتأكد من صحة البيانات المدخلة ومراجعتها وتعديلها في الشركات، وإنشاء قواعد للبيانات لحل أي خلل يمكن أن يحدث من حذف للبيانات أو تغييرها. [1-2]

وظيفة مدخل البيانات عن بعد تتيح لمدخل البيانات ممارسة عمله دون التواجد في مقر الشركة أو المكتب أو حتى في البلد نفسه، حيث يقوم مدخل البيانات عن بعد بإدارة قواعد البيانات عن طريق الانترنت، ويمارس نفس مهام مدخل البيانات التقليدي لكن عن بعد.

1. تنظيم كل ما يتعلق بالبيانات: أهم مسؤوليات مدخل البيانات هي تنظيم كل ما يتعلق بهذه البيانات، حيث يعمل مدخل البيانات ككاتب يأخذ البيانات من الشركة وينظمها في ملفات وجداول الكترونية، ويصحح المعلومات القديمة، ويحدثها بشكل دوري وفقاً لكل تعديل جديد، كما يستخدم أنظمة وتقنيات الحماية من السرقة أو التلف، بالإضافة إلى التأكد من صحة البيانات المدخلة، حيث يتم التخلص من البيانات المكررة وغير المهمة والاحتفاظ بالمهمة فقط.
2. الفهرسة وسهولة الوصول: من مهام مدخل البيانات أن يقوم بتنظيم فهارس للبيانات تسهّل الوصول إلى المعلومات من جميع الأشخاص الذين يحتاجونها من موظفين أو عملاء، فيقوم مثلاً بترتيب البيانات بتسلسل تصاعدي أو تنازلي أو أبجدي حسب نوعية البيانات.
3. التأكد من المعلومات قبل إدخال البيانات: يتطلب عمل مدخل البيانات التحقق من صحة كل المعلومات قبل أن يتم إدخال البيانات وتخزنيها والتعامل معها، كما يجب أن يقوموا بتدقيق لغوي وإملائي يصحح الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم وغيرها.
4. نسخ وتفريغ الملفات: يقوم مدخل البيانات بنسخ الملفات وتحويلها إلى بيانات منظمة بتحويل الملفات الصوتية ومحتويات الفيديوهات أو البيانات المكتوبة بخط اليد إلى تنسيق نصي الكتروني، ثم يقوم بتنسيق البيانات وحفظها وإعداد نسخ احتياطية منها لضمان عدم فقدانها.
5. إدارة المواعيد مع العملاء وتسجيلها: يقع على عاتق مدخل البيانات جدولة وتنظيم المواعيد مع العملاء وإعطاء المواعيد الأنسب للشركة وتثبيت هذه المواعيد ضمن البيانات، وقد يطلب منه التواصل مع العملاء لإخبارهم بكل التفاصيل في حال كان مدخل البيانات بموضع موظف الاستقبال.
6. تنظيم موقع الشركة الالكتروني: يحاول مدخل البيانات بالتعاون مع مصممي موقع الشركة الالكتروني أن يحصلوا على معلومات حول أهم البيانات التي يحتاج إليها العملاء من خلال التقارير اليومية وتسهيل وصول العملاء لهذه المعلومات على موقع الشركة، من خلال ترتيب البيانات بالطرق التي تجذب العملاء عند الدخول للموقع.
7. متابعة أحدث التطبيقات لتطوير العمل: على الرغم من أن إدخال البيانات عمل روتيني غير متغير في معظم الأوقات، إلى أنه يتطلب من مدخلي البيانات أن يكونوا على معرفة كافية بالتعامل مع التطبيقات الحديثة ومواكبة تحديثاتها المستمرة لتطوير نوعية العمل وسهولة التعامل مع هذه التطبيقات.

• كتابة سريعة على لوحة المفاتيح: تعامل مدخل البيانات الأساسي يكون مع الكمبيوتر طوال الوقت، مما يتطلب أن يكون لديه مهارة الكتابة السريعة على الكيبورد بمعدل 35 كلمة في الدقيقة على الأقل، لأنه قد يطلب منه إدخال كم كبير من البيانات في وقت قصير جداً.
• إتقان استخدام برامج إدخال وتحليل البيانات: يتطلب عمل مدخلي البيانات إتقان مهارات التعامل مع الحاسوب واتقان العمل على البرامج الأساسية لإدخال وعرض وتحليل البيانات وخصوصاً مجموعة مايكروسوفت أوفيس مثل (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive)، بالإضافة إلى أن بعض الشركات تطلب مدخلي بيانات لديهم خبرة في التصميم الالكتروني. [4-2-3]
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل: يجب أن يكون مدخل البيانات شخص دقيق ويهتم بجميع التفاصيل لأن عمله عمل دقيق يتطلب انتباه شديد وأي خطأ في أحد البيانات يؤدي لأخطاء بكل البيانات التي تدخل بعده مما يؤدي لوقوع العديد من الأخطاء الكارثية في المعلومات التي تتطلب وقت كبير لاكتشاف الخطأ وتصحيح البيانات من جديد.
• مهارات لغوية: يجب أن يتوافر عند مدخلي البيانات العديد من المهارات اللغوية كالقراءة والكتابة باللغات الأجنبية، كالإنجليزية وقد يتطلب العمل الفرنسية أيضاً، أو أنواع أخرى من اللغات حيث تطلب الشركات مدخلي بيانات متقنين للغات تبعاً لنوع العملاء فقد تطلب الشركات مدخلي بيانات متقنين للإسبانية أو الألمانية أو الروسية أو غيرها من اللغات.
• يحفظ أسرار العمل والمعلومات: يتطلب العمل كمدخل بيانات أن يكون الشخص قادر على حفظ الأسرار لأنه سوف يطلع على جميع بيانات الشركة الخاصة وخططها المستقبلية وميزانيتها وكل ما يتعلق بهذه الشركة، لذلك من المهم أن تبقى جميع هذه المعلومات طي الكتمان.

يتراوح دخل وظيفة إدخال البيانات من 150 دولار أمريكي شهرياً وحتى 600 دولار أمريكي شهرياً تقريباً، قد يزيد عن ذلك لأصحاب الخبرات المميزة، ولا تعتبر وظيفة إدخال البيانات من الوظائف ذات العائد المرتفع، حيث يكون دخل مدخل البيانات متوسط أو دون المتوسط حسب حدود الأجور في بلاده.

مرتبات وظيفة مدخل البيانات عن بعد غالباً ما تكون بنظام العمل بالساعة أو بالقطعة (المهمة) وليست وظيفة مستقرة الدخل أو ثابتة، لكن بالمحصلة يكون دخل وظيفة مدخل البيانات عن بعد من المنزل قريباً من دخل مدخل البيانات في الشركات بمتوسط 250$ شهرياً، وقد تتضاعف الأجور عند العمل مع شركات أجنبية.

• سهولة الوصول إلى الوظيفة: لا تتطلب مهنة إدخال البيانات شهادة اختصاص معين حيث يمكن لأي شخص قادر على استخدام الكومبيوتر بشكل جيد وسريع ودقيق ويملك المهارات التي تم ذكرها أن يتقدم لهذا العمل، فالشركات لا تطلب مؤهلات جامعية معينة أو تضع شروط صعبة للعمل في إدخال البيانات مما يجعله عملاً بسيطاً ويسهل الوصول إليه نوعاً ما.
• لا يحتاج إدخال البيانات لجهد كبير: من إيجابيات العمل كمدخل بيانات هو أنه ليس عمل شاق ولا يتطلب الجهد الكبير لإنجازه، حيث يتطلب فقط تغيير موضع الحركة بين الحين والآخر فلا يجب أن يبقى الشخص في نفس موضعه طوال ساعات العمل لتجنب الآلام العضلية والمشي قليلاً للحفاظ على مرونة العضلات.
• إمكانية العمل من بعد: العمل في إدخال البيانات يمكن أن يتم عن بعد، وهذا يعد من الإيجابيات الهامة فقد يتم التعاقد مع شركة خارج البلد الذي يقطن فيه الفرد بأجر جيد جداً وهو في منزله دون أن يدفع أي تكاليف للعمل.
• مناسب كعمل إضافي: العمل في إدخال البيانات قد يكون في المنزل وهذا يعتبر مناسب جداً كعمل إضافي بعد انتهاء الدوام الأساسي للفرد لتحسين دخله، خاصة للمرأة فبعض النساء يملكن مسؤوليات كبيرة في المنزل وقد يكون لديهم مسؤولية أطفال صغار أيضاً، وبهذه الحالة يكونوا غير قادرين على العمل خارج المنزل وهنا يعتبر إدخال البيانات عمل مناسب لهن، حيث يمكّنهم من رعاية الأطفال والقيام بالواجبات المنزلية وبنفس الوقت تكون المرأة قادرة على تأمين احتياجات عائلتها دون أن تبتعد عنهم.
• تعتبر مدخلاً لتحليل البيانات: يعتبر علم تحليل البيانات تخصصاً قائماً بحد ذاته وعليه طلب واسع في سوق العمل، ووظيفة إدخال البيانات من الوظائف التي تساهم بشكل كبير في فهم عملية تحليل البيانات بصورة عامة ومن جوانب مختلفة، ما يكون مفيداً خصوصاً للطلاب الذين يدرسون الاقتصاد والتسويق أو التخصصات المتعلقة بتحليل البيانات.

• الضغط الشديد في العمل: من أهم سلبيات العمل كمدخل بيانات هو أن ساعات العمل الطويلة مرهقة جداً للجسد كونها تتطلب جلوس مستمر دون تغيير المكان، وتتسبب بالعديد من الآلام في الظهر والرقبة بالإضافة إلى تأثير العمل على النظر والبشرة وظهور ملامح التعب بشكل عام.
• مستقبلها غير واضح: يعد مستقبل مهنة مدخل البيانات غير آمن حيث يكون الشخص غير قادر على التطور فلا يوجد تدرج وظيفي في هذا العمل أو مرتبة وظيفية أعلى يصل إليها إن لم يكن يملك شهادة جامعية يلجأ لعمل آخر من خلالها، فمثلاً قد يعمل الشخص لسنوات في شركة ثم يتم الاستغناء عنه، فيضطر للعمل بشركة أخرى كمبتدأ ويعود للعمل من الصفر.
• التطور التكنولوجي قلل الطلب على الموظفين: التطور التكنولوجي الكبير جعل الدول المتقدمة تطور برامج للعمل عليها، وتدخلها في مجال البيانات لأنها تقلل من الخطأ البشري وتكون قادرة على إنجاز مهمات أكثر بوقت أقل مما يهدد مستقبل العاملين في هذا المجال، كما أن التطبيقات الحديثة قادرة على تحويل لملفات الصوتية والفيديوهات لبيانات مكتوبة بوقت قياسي لا يقارن بالبشر فهذا يعد من أكثر السلبيات التي تهدد العاملين في هذا المجال.
• تتطلب مواكبة لأحدث برامج الكمبيوتر: قد يدخل في هذه المهنة من يحتاج إلى عمل مكتبي دون أن يكون حامل لشهادة جامعية معينة، أو قد لا يملك شهادات في العمل على الكمبيوتر تحديداً، ونتيجة الخبرة نجح في هذا المجال ولكن بظل تطور البرامج الحاسوبية وتحديثها بشكل مستمر قد يواجه العاملين في إدخال البيانات صعوبة في مواكبة التحديثات التي تطرأ على برامج الحواسيب وصعوبة تطبيقها خاصة وأنه يطلب منهم أيضاً تعلم العمل مع أساسيات العمل المكتبي مثل الطابعات والأسلاك التي توصل بالكمبيوتر والماسح الضوئي وغيره، مما قد يعرضهم لخسارة العمل.
• عمل روتيني وممل: على الرغم من أن الروتين المنظم يكون أمر جيد بالنسبة لبعض العاملين، ولكنه مع ذلك يعتبر قاسي جداً على من يداوم على هذا الروتين لسنوات طويلة دون تغيير، حيث يشعر الشخص بأنه لا يتقدم إطلاقاً، بالإضافة إلى أن البقاء لساعات طويلة وراء الكمبيوتر يُدخِل الشخص في حالة من الخمول تقلل من نشاطاته الاجتماعية مما يؤثر بشكل سلبي على نفسيته وإنتاجه في العمل.
• يتحمل مدخل البيانات مسؤولية كبيرة: على الرغم من سهولة وظيفة إدخال البيانات لكن المسؤولية التي يتحملها مدخل البيانات كبيرة جداً، خصوصاً عندما يعمل في قطاعات حساسة مثل المستشفيات أو مكاتب المحاماة أو المؤسسات المالية.