نصائح مهمة لأداء عمل مكتبي منظم ومتقن

يعتبر موظفو المكاتب العصب الحيوي للشركات والمؤسسات
لا يمكن أن تستغني شركة أو مؤسسة أو منظمة عن العمل المكتبي بغض النظر عن نشاطها، والمقصود بالعمل المكتبي هنا ببساطة كل عمل يقوم به الموظف خلف مكتبه.
فهناك أعمال تقوم بجوهرها على العمل المكتبي كالإدارات الحكومية المعنية بتسيير المعاملات العامة مثلاً، كما أن هناك أعمال تقوم على العمل الميداني لكنها لا تستطيع الاستغناء عن موظفي المكاتب.
فالمصانع مثلاً إلى جانب العمال التقنيين تمتلك طاقم إداري كبير يقوم بإدارة الأعمال من خلف المكاتب كالسكرتارية والمحاسبة وإدارة الموارد البشرية والتسويق وغيرها من الوظائف المكتبية أو المزدوجة، بناءً على ذلك يعتبر اتقان العمل المكتبي أمراً بالغ الأهمية بالنسبة للإدارة وللموظف على حد سواء، والوصول إلى العمل المتقن يعني تجنب الإحراج في العمل. 

المفهوم العام لإتقان العمل المكتبي
يمكن القول أن هناك معياران لإتقان العمل المكتبي؛ المعيار الأول هو إتقان الأعمال المكتبية العامة، والمعيار الثاني هو إتقان التخصص.
ونحن في مقامنا هذا نتناول المعيار الأول فقط، فإتقان التخصص أمر مختلف تماماً، وإنما هناك قواعد عامة وأساليب فعالة تتعلق بالعمل من خلف المكتب بغض النطر عن نوع العمل أو تخصص الموظف، فهي تساعد موظف الاستقبال بقدر ما تساعد مدير المؤسسة، وتجنب المستويات التنظيمية المختلفة الوقوع في مشاكل العمل.

كيف يمكن وضع خطة عمل فعالة؟
كل موظف يهتم بأداء عمله بإتقان لا بد أن يتبع في ذلك خطة عمل منظمة وواضحة، وستملي طبيعة الوظيفة على الموظف الخطوط العريضة لهذه الخطة.
خطة العمل هذه لا بد أن تكون متوافقة مع مراحل العمل نفسه والمهام الموكلة للموظف، هذه الخطة ستخفف من ضغط العمل واستنزاف طاقة الموظف؛ دعونا نأخذ مثالاً توضيحياً على ذلك:

خطة عمل موظف السكرتارية
لنفترض أنني حصلت للتو على وظيفة في قسم السكرتارية في إحدى المؤسسات، عادة ما تقوم الشركات المحترمة والتي تمتلك نظام تشغيل متماسك بتقديم قائمة مهام للموظف مع شرح مستفيض لهذه المهام تجنباً للأخطاء وتمكيناً للموظف، وإذا لم تحصل على هذه القائمة لا بد أن تطلبها من مديرك المباشر.
لنعد إلى الافتراض؛ حصلت على قائمة المهام وكانت تحتوي على البنود الأساسية كالآتي: (تنظيم المواعيد، الإجابة على اتصالات المراجعين وتحويل الاتصالات للأقسام المعنية، استلام وتسليم البريد الورقي، توزيع القرارات والإعلانات الإدارية على الأقسام المعنية... إلخ).
بعد تحديد المهام الموكلة إلينا سنقوم بتنظيم جدول على الشكل الآتي:

خطة العمل هذه من حيث المفهوم صالحة لجميع الوظائف، وهي على الرغم من كونها بديهية بالنسبة لمن يمتلكون خبرة طويلة في العمل إلا أنها ضرورية للمبتدأين أو لمن يعانون من الفوضى في إدارة أعمالهم، وكتابة الخطة تساعد على الالتزام بها حتى تتحول لخطوات أوتوماتيكية.

متابعة الأعمال توفر على الموظف الوقوع في أخطاء كبيرة
بعد أن قمنا بتنظيم الخطة العامة للعمل من خلال تحديد المهام وكيفية القيام بكل مهمة من المهمات لا بد ان ننتقل لوضع خطة لمتابعة الأعمال.
المقصود هنا بمتابعة الأعمال هو التأكد من نتائج الأداء والحصول على المخرجات المطلوبة، وذلك من خلال متابعة المهمة من البداية وحتى النهاية، تفادياً للأخطاء التي قد يقع بها الموظف نفسه أو أحد الموظفين المشاركين في المهمة نتيجة الإهمال أو سوء التقدير أو الاتصال غير الفعال.
وكلما ازداد ضغط العمل كلما ازدادت فرص النسيان والشرود، لذلك تشكل خطة مراجعة الأعمال ملاذاً آمناً للموظف وللشركة في آنٍ معاً.

مثلاً: خطة متابعة الأعمال لوظيفة المحاسبة
قسم المحاسبة من أكثر الأقسام حساسية في المؤسسة، وحجم المؤسسة هو ما يحدد عدد المحاسبين وعدد تخصصات المحاسبة في الشركة، لنفترض معاً أننا نتحدث عن تنظيم خطة متابعة الأعمال بالنسبة لمحاسب الديون.
محاسب الديون بطبيعة الحال مسؤول عن تنظيم تحصيل وسداد الديون، وهو الأكثر حاجة لتنظيم متابعة الأعمال، وذلك من خلال:
- استخدام مفكرة يومية تحتوي على التاريخ في رأس كل صفحة، وذلك لتسجيل موعد سداد الدين أو تحصيله في صفحة التاريخ المطلب (يمكن أن تكون المفكرة الكترونية أو ورقية والأفضل كليهما معاً).
- تفقد المفكرة بشكل يومي في بداية يوم العمل ونهايته.
- استخدام أوراق الملاحظات بشكل دائم وإلصاقها في مكان ظاهر للتذكير بالمتابعة.
- تفعيل الاتصال مع الإدارة المباشرة وكل من يرتبط بالمهمة للتأكد من سير المهمة جيداً.
- إعداد التقرير اليومي الذي سنتطرق له لاحقاً، وإعداد تقرير شهري شامل.
- تنظيم الكتب للإدارة المباشرة لاطلاعهم على تفاصيل سير المهمة والتأكد من الحصول على ملاحظاتهم أو على الأقل إشعار بالاطلاع لتجنب المسؤولية، والاحتفاظ بنسخ من هذه الكتب.
- نصيحة مهمة، بعد أن أعلنت شركة واتساب عن ميزة حذف الرسائل من محادثة المستلم أصبح استخدام واتس آب في تحصيل الديون أمراً خطيراً، وعلى العموم يجب دعم مجريات المكالمات الصوتية أو التواصل عبر مواقع التواصل الاجتماعي بكتب رسمية توثق محتوى المحادثة، وذلك باستخدام البريد الإلكتروني أو الفاكس أو البريد الورقية، وستكون هذه الكتب مرجعاً ممتازاً لمتابعة الأعمال.
 

التقارير اليومية تساعد على تدارك الأخطاء وتفعيل خط الاتصال مع الإدارة
تلجأ معظم الشركات والمؤسسات لطلب تقارير يومية أو شهرية وربما كليهما من الموظفين، وذلك للحفاظ على تماسك العمل في مستوياته المختلفة، وتوثيق الأعمال التي يقوم بها الموظفون بهدف تطويرها والتأكد من فعاليتها وتحميل المسؤولية لصاحبها.
والتقارير اليومية أو الشهرية تساعد الموظف أيضاً على توثيق أعماله، لأنه فعلياً يدون فيه التعليمات الشفهية التي قد يتلقاها من الإدارة، فبمجرد اطلاع الإدارة على التقرير اليومي تصبح هذه التعليمات تعليمات صريحة مكتوبة تسأل عنها الإدارة، كما أن التقارير اليومية والشهرية تعتبر مواجهة فعالة لمحاولات الافتراء أو التلفيق في العمل وما نطلق عليه القيل والقال.

التقرير اليومي
التقرير اليومي هو ببساطة تسجيل لكافة الأعمال التي يقوم بها الموظف خلال اليوم الوظيفي متضمناً الأعمال التحضيرية لليوم التالي، ثم رفع التقرير عبر البريد الإلكتروني أو البريد الداخلي أو التسليم باليد إلى الإدارة المباشرة.

وللتقرير اليومي مجموعة من المبادئ التي تجعله تقريراً مثالياً:
- التقرير اليومي تقرير تفصيلي، لذلك لا تتردد بذكر التفاصيل المهمة.
- لا بد أن يكون التقرير اليومي مرتباً وسهل القراءة، ولا توفر جهداً في شرح النقاط الغامضة.
- يجب ترتيب التقرير اليومي بالتوقيت، بحيث يتم تحديد الوقت التي تم فيه انجاز مهمة معينة أو تلقي مكالمة...إلخ.
- لا تترك تسجيل التقرير اليومي إلى نهاية الدوام، بل قم بإدخال المعلومات أولاً بأول.
- تأكد بالاحتفاظ بنسخة من التقرير اليومي.

التقرير الشهري
التقرير الشهري أقل تفصيلاً من التقرير اليومي، فهو يعتبر محصلة الأعمال النهائية، وكما أن للتقرير اليومي بعض المعايير ليؤدي وظيفته كذلك للتقرير الشهري:
- تأكد من تسجيل المهمات المنتهية أولاً بأول في التقرير الشهري.
- تأكد من ترتيب التقرير الشهري ترتيباً زمنياً متقناً.
- حاول أن تتجنب التفاصيل الدقيقة التي ذكرتها في تقاريرك اليومية، قدم النتيجة النهائية.
- المهام المعلقة التي تم تأجيلها للشهر التالي يجب أن تحظى باهتمام خاص في التقرير الشهري مع ذكر سبب التأجيل.
- تأكد بالاحتفاظ بنسخة من التقرير الشهري.
 

بعد أن تعرفنا على كيفية وضع خطة تنظيمية للعمل، واتباع استراتيجية فعالة في متابعة المهام والأعمال، وتوثيق كل ذلك من خلال التقرير اليومي والشهرية، إليكم بعض النصائح التي تساعدكم على أداء أعمالكم المكتبية بالطريقة الصحيحة.
1- راجع أعمالك بشكل يومي عند بداية يوم العمل وقبل مغادرة المكتب.
2- اتبع أسلوب التأكد مرتين أو ثلاثة من كل مهمة تقوم بها، واترك إشارات مرجعية بوسائل مختلفة للرجوع إلها (ورقية، الكتروني، رسائل، إعلانات...إلخ).
3- لا تتردد في السؤال عما لا تعلم، وإذا لم تحصل على الإجابة الشافية لا تقم بما لا تعلمه وارفع المسؤولية عن نفسك.
4- تأكد من المحافظة على سرية أعمالك وعدم إطلاع أشخاص من داخل أو خارج الشركة علي أي معلومات مهما كانت بسيطة إلى بتوجيه أو توصية من الإدارة.
5- تأكد من وجود أوراق الملاحظات اللاصقة على طاولتك دائماً، إنها صديقة مخلصة.
6- استخدم التنبيهات الصوتية في جهازك المحمول للتذكير.
7- عندما تتعرض للنقد اكتب هذا النقد واحتفظ به، وراجع هذه الانتقادات بشكل دوري للتأكد من تجاوز الثغرات في عملك.
8- إذا تعرضت للاستفزاز أثناء أداء العمل خذ نفساً عميقاً واترك مكتبك لبضع دقائق، لا تعمل وأنت غاضب لأن ذلك سيجعلك تقع في الأخطاء.
9- نفذ الأعمال في موعدها، لأن كل تأجيل يعني ضغطاً إضافياً يؤثر على سير العمل وعلى راحتك ورضاك.
10- اجعل التميز بالعمل هدفاً بحد ذاته.

أخيراً.... عندما يكون إتقان العمل هدفاً عند الموظف سيشعر بالراحة والرضى مع كل مهمة ينجزها بشكل صحيح، وسينسى الشعور بالاستياء من العمل.