كيف تحسن إنتاجيتك في العمل؟

• الوقت المثالي لإنتاجيتك: يمتلك كل منّا وقتاً في يومه يمتلك فيه قدرة أكبر في التركيز وهمة عالية على الإنجاز، ويختلف ذلك من فرد لآخر، لذا اكتشف وقتك لترتب جدول مهامك وفقاً له،  فتضع المهام الأصعب أو التي تحتاج لمعدل تركيز عالٍ ضمن وقت ذروة التركيز، وهكذا.
• توقيت المهام: لا تنس أثناء وضعك لقائمة المهام، أن تضع لها توقيتاً، وأن تراقب عملك أثناء هذا التوقيت، فإن تخطيته لابد أن تعرف السبب، هل أضعت وقتاً؟، أم إنك قمت بتقدير وقت أقل من الوقت الفعلي الذي تستغرقه المهمة؟.
• تعلم مهارات تجعلك أسرع: يقولون إن اليوم الضائع هو ذلك اليوم الذي لا تتعلم فيه شيئاً جديداً، لذلك احرص على أن تتعلم مهارات جديدة تساعدك على إتمام عملك بأسرع وقت، فمثلاً لو يعتمد عملك على استخدام الحواسيب الإلكترونية، فيمكنك أن تتعلم الكتابة على لوحة المفاتيح أو الكيبورد بشكل أسرع. 
• اعرف ماذا يضيع وقتك؟ إذا راقبت يومك وآلية عملك وإنجازك للمهام، ستضع يدك على ما يضيع وقتك يومياً، فربما مكالمات الأصدقاء، أو كثرة المشروبات، أو تمضي وقتاً طويلا في تناول الغذاء، أو تأخذ فترات للراحة أكبر مما ينبغي، أو الرد على الرسائل وغيرها. هذه الخطوة مهمة جداً، حيث ستعرف ماذا يضيع وقتك، وتبدأ في وضع نهاية له بشكل مثالي.

• دوّن مهامك: اجعل أول ما تبدأ به يومك سواء على سريرك أو في سياراتك هو تدوين مهامك، سواء في دفتر ورقي أو على أحد التطبيقات الإلكترونية المتاحة على هاتفك، وفقاً لما يريحك، حيث يساعدك ذلك على الإمساك بزمام اليوم، ومراقبة أدائك.
• مهام ذكية: يقولون دائماً إن العمل بشكل أذكى أفضل من العمل بشكل أكثر إتقاناً، لذلك جزء من ذلك الذكاء هو صياغتك لمهامك وأهدافك، فبدون أهداف مثيرة وجديرة بالاهتمام لن يكون لديك أي دافع لإنهائها بحماس. ووضع جورج تي داون ورقة في عام 1981 لصفات الأهداف الذكية، والتي أنجزها في 5 كلمات مأخوذة من حروف كلمة SMART، وهي "محددة، قابلة للقياس، واقعية، مرتبطة بوقت، مسئولة من شخص ما".
• ابدأ بالأصعب : هناك أمر شائع بالبدء بالمهام الأسهل حتى لا تزيدك إحباطاً، إلا أن العكس هو الصحيح، فالبدء بالشيء الأسهل يشعرك بالإنجاز المضلل، وتشعر بقية يومك أنك بالفعل أنجزت شيئاً كبيراً، إلى أن تأتي في النهاية لتكتشف الحقيقة. لذلك أياً كان النشاط الذي تخشاه أكثر من غيره هو على الأرجح ما تحتاج أن تقوم به أول شيء في الصباح لأنك تكون مفعم بالطاقة لإنجازه.
• قسم المهمة الكبيرة :قد تنظر إلى مهمة من مهامك فتجدها أكبر من أن تبدِأ بها، خاصة إذا كانت صعبة، وتحتاج المزيد من الوقت، لذلك سيكون التحايل عليها هو الحل الأفضل، وتقسيمها إلى مهمتين أو ثلاثة أصغر، لتجد نفسك انتهيت منها بتركيز عالٍ، وفي وقت قصير، بدلاً من النظر إليها من بعيد بخوف.
• قاعدة الـ90 دقيقة: لا تزيد مدة المهمة الواحدة عن الساعة ونصف، فوجد الباحثون في جامعة ولاية فلوريدا أن أداء النخبة الذين يعملون في فترات لا تزيد عن 90 دقيقة في المهمة الواحدة هم الأكثر إنتاجية من أولئك الذين يعملون لأكثر من 90 دقيقة.
   

• اخلق دوافعك: بالتأكيد تميل الطبيعة البشرية إلى الراحة وليس التقييد بمهام وتوقيت، لذلك سيتمرد عقلك في كثير من الأوقات، لذلك اخلق دافعاً لكل مهمة، فمثلا إنجازك لهذه المهمة سيخلصك من عبء ما، أو إنجاز هذا التكليف في موعده سيعطي انطباعاً جيداً لدى مديرك وهكذا. التفكير السلبي هنا سيجدي نفعاً أيضاً، ففكر فيما سيحدث إذا لم تنجز تلك المهمة في موعدها النهائي، وسيعطيك ذلك حافزاً للاستمرار حتى تنتهي منها.
• ضع أمامك شيئاً تحبه: قد يبدو الأمر غير مألوف، لكن بعض الأبحاث أظهرت أن شكل المكتب وتجهيزه بعناصر جمالية يمكنه أن يزيد إنتاجية الفرد بنسبة 15%، لذلك زوّد مكتبك بشيء يجعلك أكثر راحة، سواء بالزهور، أو الصور، أو الأدوات المكتبية، أو التماثيل التي تلهمك، أو حتى الجمل المحفزة، أو أي شيء آخر من شأنه رسم الابتسامة على وجهك كلما نظرت له.
• سجّل كل خواطرك : حينما تكون مشغولاً في عملك، قد تأتيك خواطر لا علاقة لها بما تفعل، كالاتصال للاطمئنان على والدتك، أو تذكر مكالمة عائلية هامة، أو أن أحدهم أرسل لك رسالة أمس ولم تجب عليها، وهكذا، لذلك الحل الأمثل هنا هو تدوين كل ما يخطر ببالك في دفتر جانبك، للنظر إليه فيما بعد.

• راحة قصيرة: يعتقد البعض أن الراحة تضيّع الوقت، وتفصل الفرد عن التركيز، وتخرجه من مناخ العمل، إلا أن 10 دقائق كل ساعة ونصف من التركيز قادرة على ترتيب يومك، وزيادة تركيزك، وبالتالي زيادة إنتاجيتك.
• القيلولة: أفادت دراسة أن الحصول على فترة قيلولة في منتصف اليوم، لمدة 20 دقيقة، قادرة على رفع معدل تركيزك، ورفع إنتاجك، وتحسين القدرة الذهنية، وكذلك لها تأثير كبير على عمل الذاكرة، وقد تساعدك أيضاً  في تلك الأيام التي لم تأخذ قسطك الكافي من النوم.
• التمارين الرياضية : ليس المقصود هنا التمارين الصباحية التي تقوم بها يومياً، أو صالة الألعاب الرياضية التي تقصدها، ولكن هناك تمارين منتصف اليوم، والتي يمكنك القيام بها في عملك، وبعضها على مكتبك، حيث أظهرت الأبحاث أن تمارين منتصف اليوم تعزز إنتاجيتك، وترفع من حماسك.  فيمكنك القيام ببعضها في منتصف اليوم، وإن لم تستطع يمكن أن تكتفي بالمشي لدقائق في الهواء الطلق.

1. ابتعد عن كثرة المنبهات : من المعتقدات الخاطئة أن كثرة تناول المنبهات التي تحتوي على الكافيين تساعدك على التركيز، وإنما العكس هو الصحيح، حيث تسبب لك التوتر والقلق من ناحية،كما أن معظم الأنواع التي نحتسيها تسبب خمولاً بعد فترة وجيزة من تناولها.
2. احذر وسائل التواصل الاجتماعي: لا أحد يستطيع أن ينجز مهامه بينما صوت رسائل الماسنجر تلاحقه أو إشعار تعليق أحدهم على آخر منشوراته يباغته، أو صوت تحديث جديد بتويتر يقاطعه، لذلك أول ما تقوم به في بداية عملك هو إغلاق الإشعارات تماماً، إلى أن تنتهي. 
3. فإذا لم تحدد لها وقتاً ما في خطتك، ستملأ يومك وتطاردك، لتجد أنك لم تفعل شيئاً سوى الرد على الرسائل ومتابعة التعليقات وتلقي المكالمات.
4. تجنب الاجتماعات: الاجتماعات هي واحدة من أكبر حالات الاستيقاظ المرهقة، فوفقاً  لأتلسيان، فإن الموظف يقضي نحو 31 ساعة شهرياً في اجتماعات غير منتجة، لذلك قبل الاجتماع، اعرف الهدف منه، وما إذا كان يستحق الوقت الذي ستنتج خلاله مهام أخرى.
5. قاعدة الدقيقتين: ينصح رائد الأعمال ستيف أولينسكي بتنفيذ قاعدة الدقيقتين، فإذا كان لديك مهمة قد يتم إنجازها في دقيقتين، كإرسال بريد إلكتروني، أو إتمام مكالمة تليفونية، أو إرسال رسالة لأحدهم لتأكيد موعد، فافعلها على الفور، ولا تؤجلها، وإكمال المهمة على الفور يأخذ في الواقع وقتاً أقل من التفكير به ووضعه في قائمة المهام، والاضطرار للعودة إليه لاحقاً.
6. تعلم قول لا : لن تستطيع أن تلتزم بمهامك ما إذا كان لديك التزامات أخرى من حولك، فهذا يريد أن تنجز له شيئاً، وتلك تريد أن تشكو لك من أحدهم، وذلك يريدك في أمر مهم وقت العمل، ولكن مع عدم رغبتك في إحراج أحد، لن تكمل ما تنوي إنجازه، لذلك القاعدة الذهبية هنا هي تعلم أن تقول لا. 

في النهاية، اعلم أن تغيير العادات ليس أمراً سهلاً، فإذا فشلت اليوم ستنجح في اليوم الذي يليه، لذلك لابد أن تتمتع بالصبر على التغيير، والعزيمة لتنفيذه.